Présentation de la société : SPIE FACILITIES

Filiale française du groupe SPIE, leader européen des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications, SPIE Facilities propose à ses clients une offre dédiée à la maintenance des bâtiments et au Facility Management, sur l'ensemble du périmètre national. Elle compte 2 600 collaborateurs qui interviennent depuis 65 implantations.

Unir nos différences : SPIE s'engage à promouvoir la diversité. Le recrutement de collaborateurs en situation de handicap constitue un axe important de notre politique RH.

Missions

 Missions Qualité Sécurité Environnement (QSE)
→ Assurer le suivi et la gestion des missions liées à la Qualité, Sécurité et Environnement.
 Gestion administrative et logistique
→ Organiser les déplacements professionnels pour les fonctions support DO (Traveller
Arranger) .
→ Gérer les commandes de fournitures de bureau.
→ Assurer la logistique des réunions : réservation de salles, préparation des espaces, organisation des plateaux-repas.
→ Effectuer diverses commandes : saisie des demandes d'achats sur IFS, validation et dépôt des factures sur DALIA.
→ Traiter le courrier entrant et sortant.
→ Participer à l'organisation logistique des événements : création de badges, gestion des déplacements, etc.
→ Gérer les demandes de badges d'accès au site de Saint-Herblain.
→ Suivre les demandes d'intervention immobilières via SMART FM.
→ Rédiger et gérer divers courriers et tâches administratives.
→ Contribuer au bon fonctionnement du bâtiment : accueil des visiteurs, réception des colis, etc.
 AO
→ Préparer la partie administrative de la « Candidature » et de la partie « Offre » des appels d'offres, en veillant au respect du règlement de consultation.
Une expérience d'au moins un an en saisie administrative d'appels d'offres est obligatoire.
→ Intérim en back up
→ Assurer le remplacement ponctuel sur les missions d'intérim.

ASSISTANT.E DE SERVICE OPERATIONEL

Vous serez basé.e à Saint Herblain et vous travaillerez sous la responsabilité de l'Assistante de la Direction Opérationnelle OUEST-CENTRE
Parce que vous aimez le travail bien fait et que vous savez faire preuve d'autonomie et d'implication, vous pourrez:
Réaliser des missions de secrétariat (courriers arrivés/départs, enregistrement, distribution, classement, mails, réservations, logistique…)
Gérer les demandes de personnel intérimaire (Recensement des besoins auprès des opérationnels, relation avec les agences de travail temporaire, suivi des contrats et des heures, suivi sur le logiciel PIXID)
Contribuer aux appels d'offres publics ou privés (préparation des documents administratifs, contrôle des éléments fournis et suivi, mise à jour des documents administratifs)
Effectuer des missions liées au pôle QSE (Réalisation des cartes professionnelles, planification des réunions "accueil renforcé", envoi des déclarations d'accident de travail et saisie des comptes-rendus, …)
D'autres missions annexes liées à l'assistanat de la Direction Opérationnelle pourront être effectuées ponctuellement en fonction des projets en cours.

Profil recherché

Rigueur et organisation : Capacité à gérer efficacement les priorités, à respecter les délais et à assurer un suivi précis des tâches.
→ Discrétion et confidentialité : Respect de la confidentialité des informations traitées et des échanges professionnels.
→ Réactivité et adaptabilité : Aptitude à s'adapter rapidement aux imprévus et à répondre avec efficacité aux demandes variées.
→ Sens du service et de l'accueil : Attitude positive, disponibilité et courtoisie envers les collaborateurs et les visiteurs.
→ Autonomie : Faculté à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante tout en respectant les procédures.
→ Communication claire et professionnelle : Maîtrise de l'expression orale et écrite, sens de l'écoute et capacité à transmettre l'information de façon adaptée.