Présentation de la société : INSTITUT NATIONAL DE RECHERCHE POUR L'AGRICULTURE, L'ALIMENTATION ET L'ENVIRONNEMENT (INRAE)

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Missions

Dans ce poste polyvalent, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif du centre et apporterez un soutien quotidien aux membres de la direction ainsi qu’aux personnes exerçant des responsabilités opérationnelles. Vous participerez notamment au suivi de dossiers transversaux et à la réalisation d’actes de gestion dans le respect des procédures de l’établissement.

Dans ce cadre, vous serez en charge des activités suivantes :

1. Assistance administrative et gestion

• Participer à la gestion administrative du service : devis, commandes et notes de frais.
• Collecter et contrôler les pièces justificatives.
• Alimenter les tableaux de bord administratifs.
• Contrôler les échéances et effectuer les relances nécessaires.
• Répondre aux demandes d’information internes et externes.

2. Organisation et soutien au service

• Participer à l’organisation des réunions, séminaires, assemblées générales et déplacements.
• Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures) de l'activité du service.
• Gérer la messagerie électronique partagée, les listes de diffusion et le courrier postal.
• Rédiger les comptes rendus de réunions et élaborer des documents de présentation.

Vous rejoindrez le centre INRAE Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes, qui réunit une vingtaine d’unités de recherche et près de 500 agents.

Les services d’appui du centre sont regroupés au sein d’une équipe d’environ 50 agents, répartis sur les sites de Lyon et Grenoble. Ils assurent, pour les unités de recherche, différentes fonctions administratives et techniques nécessaires à leur activité.

Vous intégrerez le Secrétariat Général, une équipe de trois personnes qui intervient auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d’Appui. Le service assure également la gestion administrative des agents des services d’appui.

Profil recherché

Une première expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative est souhaitée.

Savoir-faire :

• Utiliser les outils bureautiques courants : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Rédiger des documents avec une expression claire et concise.
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Appliquer des procédures de gestion administrative.
• Planifier les activités et respecter les échéances.
• Gérer les situations urgentes et établir les priorités.

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Fiabilité et respect de la confidentialité.
• Esprit d’initiative et polyvalence.
• Sens du travail en équipe.
• Qualités relationnelles et capacité à rechercher l’information.
• Capacité à rendre compte et à signaler les difficultés.