Présentation

Sous la responsabilité de la cheffe de service et des responsables des unités Fonctionnement et Finances, l’apprenti(e) participera à l’ensemble des activités suivantes  :

1/ Assurer la gestion des moyens matériels, logistiques et documentaires de la direction. Dans ce cadre, il/elle participe à :

• la gestion du parc de moyens (véhicules, photocopieurs, mobiliers) : inventaire, suivi d’état, mise à jour des fiches de suivi ;
• la gestion des badges : coordination avec l’Agile pour la création, distribution et suivi des badges d’accès et de pointage du temps ;
• la gestion des fournitures, et du courrier ;
• la gestion des archives : contacts avec les référents des pôles métiers et des archives départementales, gestion des suppressions et versements des dossiers, respect des procédures en place.

2/ Mettre en œuvre les achats et le suivi budgétaire liés aux moyens généraux. Il/elle participe à :

• l’exécution du budget de fonctionnement (BOP 155, 354) : suivi de l’engagement, contrôle de la dépense et garantie de la conformité budgétaire ;
• au suivi de la consommation et de l’efficacité de la dépense : alimente les tableaux de suivi, élabore les rapports CHORUS COEUR et restitue les indicateurs ;
• à la transcription des actes de gestion dans CHORUS Formulaires.

3/ Contrôler les déplacements de l’ensemble des agents de la direction. Il/elle utilise l’outil CHORUS DT pour :

• recevoir les demandes de déplacements, les examiner au regard des règles de la politique des voyages et, le cas échéant, proposer des ajustements avant validation ;
• suivre les notes de frais, vérifier la conformité des pièces justificatives.

4/ Contribuer à l’appui administratif de l’unité Finances. En complément des activités précédentes, l’apprenti(e) et en lien avec l’unité Finances, il/elle contribue :

• - au suivi de la dépense, de l'exécution et de la clôture comptable
• - à la mise à jour des tableaux de suivi des BOP et de suivis de l'activité
• - à la préparation des documents de soutenabilité budgétaire
• - à la mise en oeuvre des projets de service.