Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
MAIRIE DE TOURS
1 à 3 rue des Minimes
37926 TOURS Cedex 9
Missions
Référence du poste : 26-107 (Poste N°2055)
La Ville de Tours recrute :
Un assistant d’élus au sein du Pôle Assistance des Élu(e) s (f/h) , à la Direction Générale des Services
Lieu d'exercice du poste : Tours
Classification RIFSEEP : C2
Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Territoriaux
Temps de travail : poste à temps complet
Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés
Définition du poste : vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail. Vous assurez l'accueil physique et/ou téléphonique. Vous recueillez et diffusez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat d’élus délégués (administrés / services / satellites)
- Assurer le suivi de la planification des agendas des élu.e.s (réunions, rendez-vous, représentations) en lien avec les partenaires internes et externes
Suivi des représentations et des demandes du Protocole en lien avec les relations publiques et le cabinet du Maire
Missions spécifiques :
- Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l’élu.e
- Veiller aux dossiers administratifs des élus (gestion des mandats et suivi des désignations des représentations au titre de la ville et de la métropole, RH, formations…)
- Réception et diffusion d'informations : gérer, suivre et traiter les différentes demandes
- Traitement et suivi des réponses aux administrés en lien avec les services et le cabinet du Maire
- Réalisation de travaux bureautiques, gestion de fournitures et suivi des parapheurs
- Tri, classement, mise à jour dossiers et archivage de documents (numérique ou physique)
- Exécution des procédures et décisions administratives
- Demandes spécifiques de besoins ponctuels et suivi d’intervention techniques
- Travail en équipe et gestion des outils communs
- Gestion de secrétariat multiples entre 5 et 6 élu.e.s avec des agendas complexes et mouvants.
Conditions particulières d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Profil recherché
- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes
- Gérer les agendas en fonction des priorités et échéances
- Alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l’agenda et les dossiers
Suivi logistique des moyens mis à disposition (téléphone, informatique…)
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre. Rechercher et diffuser des informations
- Renseigner les usagers de manière claire
- Réaliser la saisie de documents et préparation de dossiers de formes et contenus divers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Utilisation de logiciels : Outlook – MAARCH – Word – Excel – Power Point – Webex – Oxyad - Ixbus
- Assurer la continuité de l'accueil pendant les congés annuels de ses collègues
- 36 heures hebdomadaires avec 5 jours de RTT par an ou 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
- Participation mensuelle santé (contrats labellisés uniquement)
- Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement)
- Forfait mobilité durable
- Avantage Comité des Œuvres Sociales
- Restaurant municipal sur place