Présentation de la société : AGENCE RÉGIONALE DE SANTÉ BRETAGNE (ARS BRETAGNE)

L’Agence régionale de santé a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins, à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers, dans un souci d’efficacité et de transparence.

Missions

Au sein de la direction générale adjointe , Elle/Il assiste chacun des deux directeurs(trices) COMEX de la Direction de la stratégie régionale en santé et de la Direction de l'hospitalisation, de l'autonomie et de la performance

L’Assistant(e) aura pour missions principales:

• Gestion des agendas et déplacements
• Réception et traitement des appels téléphoniques
• Traitement de la messagerie
• Accueil des partenaires internes et externes dans le cadre de rendez-vous
• Assister la rédaction de courriers ou mails à destination des partenaires internes et externes
• Suivi des échéances de toutes les instructions nationales (enquêtes, reporting…)
• Tri et gestion du courrier reçu (logiciel ELISE et suivi particulier des courriers signalés)
• Classement et archivage
• Préparation des dossiers et suivi des réunions et instances sous la responsabilité des directeurs(trices) DHAP et DSRS
• Logistique : réservation de matériel, salles, visioconférence, véhicule, train, hôtel…

Conditions particulières d'exercice

Contribuer, avec les deux autres assistantes COMEX par roulement, à la continuité de fonctionnement du secrétariat COMEX en assurant les relais nécessaires en cas d’absence.

Profil recherché

Vous êtes agent de la fonction publique (Cat. B) , Agent CCN (à partir du niveau 4A) , agent contractuel. RIFSEEP: 3

Compétences attendues

Savoir

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné
• Techniques administratives et bureautiques
• Systèmes de classement et d'archivage

• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
• Prendre des notes
• Savoir rédiger des comptes rendus, des procès-verbaux de réunion
• Mettre en œuvre les techniques de l'accueil physique et téléphonique
• Utiliser les techniques de lecture rapide

• Savoir anticiper et avoir l'esprit d'initiative
• Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse