Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Chargée accueil et état civil

Affaires Générales (en binôme avec l’agent en place) :

• Accueil physique et téléphonique de la mairie. Recevoir, orienter et renseigner les administrés. Transmission des communications téléphoniques ou de messages.
• Etablissement des actes d’Etat civil (mariage, décès, naissance, reconnaissance) et des copies d’actes
• Préparation des dossiers de mariages, de recensement, de PACS, de changement de nom et changement de prénom, parrainage civil, attestation d’accueil,
• Inscriptions liste électorale et participation à l’organisation des élections
• Gestion du cimetière, accueil des familles, relations avec les pompes funèbres,
• Exécution de tâches de secrétariat
• Aide ponctuelle (CCAS)
• Secrétariat du DGS
• Gestion des arrêtés à caractère général (jeunesse et sport / associations / communication)
• Gestion du courrier entrant (ouverture, enregistrement et répartition)
• Gestion de la boite email mairie (traitement, diffusion aux élus et services concernés)
• Gestion des fournitures administratives de tous les services
• Gestion des bons de commande du pôle administration générale

• Remplacements ponctuels de l’agent d’accueil

• Contacts possibles avec un public à risque
• Respect des délais et des procédures

• Bureau avec ordinateur et logiciels métier (Microsoft office, Maarch, Berger Levrault, Micollab, Incovar…)

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Connaissances confirmées en Etat-civil
• Connaissances funéraires
• Sens de l’organisation et du travail en équipe
• Qualités relationnelles, capacité d’écoute et empathie
• Recevoir, filtrer et orienter les demandes des usagers
• Disponibilité
• Discrétion, secret professionnel