Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

La ville d'Aubenas (Ardèche)
13 002 habitants ville centre de l'Agglomération Albenassienne, pôle urbain de l'Ardèche méridionale

Missions

Ville centre de la Communauté de communes du Bassin d’Aubenas Vals regroupant 28 communes, la Ville d’Aubenas recrute une assistante de direction rattachée à la Direction Générale, travaillant en binôme étroit avec l’assistante de la Directrice Générale des Services (DGS) .

📂💻 Descriptif du poste

Au sein de la Direction Générale, vous assurez l’accueil et le secrétariat du Maire, la gestion du courrier, ainsi que le secrétariat et l’organisation des instances municipales, en lien étroit avec l’assistante de la DGS afin d’assurer la continuité et la coordination du service.

Missions principales
✉️ Gestion du courrier

• Ouverture et traitement du courrier entrant et sortant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la Direction Générale) .
• Gestion des contrats de location, factures, fournitures et suivi de maintenance liés à la machine à affranchir.
• Veille à la rigueur des mises en signatures

• Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles.
• Suivi rigoureux du « Chrono ».
• Traitement prioritaire des courriers jugés urgents ou importants par Monsieur le Maire.
• Interface avec les services pour la gestion des situations urgentes ou inhabituelles.
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition.

• Accueil, filtrage et orientation des appels et courriers du Cabinet.
• Gestion des agendas et des prises de rendez-vous.
• Organisation des réunions (préparation logistique et administrative, constitution de dossiers) .
• Gestion, mise à jour de fichiers Excel et réalisation de publipostages (vœux, agendas, invitations…) .
• Préparation et organisation des permanences des élus avec les administrés.
• Rédaction de courriers : réponses, lettres protocolaires (félicitations, condoléances, excuses…) .
• Gestion, redistribution et suivi des parapheurs signés.
• Classement et archivage.

• Participation à l’organisation administrative et logistique des séances du Conseil municipal, en lien avec l’assistante de la DGS.
• Appui à la préparation des convocations, dossiers et documents réglementaires.
• Suivi administratif après séances (transmission, classement, archivage) .
• Contribution à la continuité du service en cas d’absence, en étroite collaboration au sein du binôme.

• Secrétariat et animation du Conseil municipal des enfants (réunions environ une fois par mois) .
• Organisation des réunions, préparation des supports et suivi des actions engagées.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Profil recherché

Compétences requises

• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.
• Sens des initiatives et des responsabilités, dans le respect strict de la confidentialité.
• Autonomie, adaptabilité, sens de l’organisation et capacité à rendre compte.
• Excellente maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles.
• Esprit de synthèse.

• Maîtrise indispensable de l’outil informatique et des outils bureautiques (Word et Excel) .
• Aisance avec les outils numériques et les outils internet.

• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Goût du travail en équipe et capacité à travailler en binôme.
• Discrétion et loyauté.
• Capacité à gérer le stress et les situations sensibles.
• Disponibilité, notamment pour des réunions en matinée ou en soirée, en particulier lors de la prise de fonction.