Présentation de la société : SIÈGE DE L'AP-HP

Missions

Gestion du secrétariat du Directeur et de l’adjoint au directeur :

• Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ;
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ;
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;
• Préparation, suivi et secrétariat des instances ;
• Secrétariat des différentes réunions ;
• Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ;
• Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ;
• Suivi du paiement des intervenants ;
• Gestion et suivi de la formation continue de l’équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ;
• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) .

• Mise en place d’une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ;
• Participation à l’organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ;
• Participation au développement des compétences ;
• Soutien pour l’utilisation des différents logiciels et des différentes procédures.

• Gestion des cartes de situation sur le logiciel GESTIME (saisie des congés annuels) .

• Contribution au développement de la démarche qualité et de certification de la structure ;
• Participation aux groupes de travail, revues de processus et revue de direction de la structure.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face
• à
• face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
• Expérience de secrétariat (remise en forme de documents, qualités rédactionnelles)
• Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivistique
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne
• Secrétariat
• Utilisation de SAP Campus, HR Access, ECP
• Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale, de la réglementation des formations

• Bonne orthographe, capacités organisationnelles et rédactionnelles
• Discrétion professionnelle,
• Capacité relationnelle et esprit d'équipe,
• Sens de l'initiative, de la synthèse
• Capacité à rendre compte

• Rigueur
• Sens de l'organisation et de l'anticipation
• Sens des responsabilités
• Dynamisme
• Esprit d'initiative