Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

Vous serez affecté à l'UFR Biosciences, et plus particulièrement au sein de l'unité "Ecologie Microbienne". Cette unité est structurée en 7 équipes de recherche et localisée sur 3 sites (Campus de la Doua, Villeurbanne ; Campus de Rockefeller, Lyon 8ème ; Campus de VetAgro Sup, Marcy-l'Etoile) . Pour mettre en œuvre ses activités de recherche elle s'appuie sur i) 6 plateformes /plateaux-techniques internes et 2 structures de ressources microbiologiques (CRB-EML et LNR-STEC de VetAgro Sup et un insectarium, et ii) sur les plateformes du DIPEE Lyon Saint-Etienne et de la FR BioEEnVis. Son effectif est actuellement de 71 permanents dont 41 chercheurs /enseignants-chercheurs avec 75% d'enseignants-chercheurs, et 30 ITRF.

Missions

Vous serez placé sous l’autorité de la Directrice administrative et aurez en charge la gestion de l’ensemble des opérations administratives et financières concernant 7 équipes de recherche et 6 plateformes techniques. Le poste est proposé dans le cadre d’un CDD de 4 mois.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le suivi des demandes d'achat toutes tutelles de l'unité/Saisie des commandes.
• Traiter les réponses des chercheurs et enseignants chercheurs ; Gérer les cartes achats CNRS.
• Tenir à jour les fichiers Excel pour les budgets subvention d’État et ressources propres.
• Relations avec les fournisseurs.
• Pointage des dépenses CNRS, UCBL/Vérification des disponibilités crédits.
• Intégration des factures/Gérer les workflows.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…)
• Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins, etc.)
• Classer et archiver des documents
• Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.

Conditions particulières d'exercice

Possibilité de télétravail.

Profil recherché

Compétences attendues :

• Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) .
• Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel
• Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser

Connaissances :

• Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
• Rédiger des rapports et des documents sans faute d’orthographe
• Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel
• Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser

Savoir être :

• Dynamisme, réactivité et disponibilité
• Autonomie et sens des responsabilités
• Grande rigueur, capacité d'organisation et d'adaptation
• Planifier, respecter les délais, rendre compte de son activité à sa hiérarchie
• Aptitude au travail en équipe
• Confidentialité

Niveau d'expérience souhaité : 1 an