Présentation de la société : DIRECTION GÉNÉRALE DE L'AVIATION CIVILE (DGAC)

Secrétariat de cabinet du directeur général de l'Aviation civile

Le cabinet du directeur général est piloté par le directeur de cabinet, assisté d'un adjoint qui le supplée dans l'exercice de ses missions, ainsi que de trois chefs de pôle (affaires réservées, affaires générales, communication) .
Le secrétariat du cabinet est composé de trois secrétaires :
. une secrétaire exerçant les fonctions d'assistante du directeur général ,
. deux secrétaires en brigade, chargées d'assurer le secrétariat du directeur de cabinet.

Missions

Le ou la titulaire du poste exerce les fonctions de secrétaire du directeur de cabinet du directeur général de l'Aviation civile (DGAC) .
Le poste présente une spécificité forte liée au fonctionnement en brigade de deux secrétaires, qui suppose une coordination étroite, une continuité de service permanente et une transmission rigoureuse des consignes et informations entre les agents.

Dans le respect des exigences propres au fonctionnement en brigade, et en veillant à la bonne circulation de l'information ainsi qu'à la continuité du service, le ou la titulaire du poste assure notamment les missions suivantes :
accueil physique des visiteurs ,
. accueil téléphonique, réception, filtrage et transmission des messages ,
. gestion des courriels et orientation des sollicitations vers les interlocuteurs compétents ,
. gestion des agendas et des plannings ,
. prise de rendez-vous ,
. organisation des réunions et des déplacements ,
. saisie, mise en forme et présentation de documents à l'aide des outils bureautiques ,
. tri, classement, archivage et suivi de documents ,
. secrétariat du délégué ministériel de la mission Nantes-Atlantique,
. suppléance de la secrétaire du directeur général.

Spécificité du poste :

Fonctionnement en brigade : horaires de 8h30 à 13h00, passage des consignes de 13h00 à 13h30, et de 13h00 à 19h30.

Profil recherché

. sens de l'organisation ,
. méthode, rigueur et sens des priorités ,
. capacité à identifier les urgences, à hiérarchiser les demandes
. discrétion et respect de la confidentialité ,
. esprit d'initiative et autonomie ,
. disponibilité, sens de l'accueil et qualités relationnelles ,
. fiabilité, réactivité et rapidité d'exécution ,
. maîtrise des outils informatiques et bureautiques ,
. très bonne maîtrise de l'expression écrite et orale ,
. aptitude au travail en coordination étroite et au passage de consignes