Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.

SECRETARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GENERALE

• Gestion de l’agenda
• Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
• Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
• Gestion, envoi, supervision des invitations
• Gestion et suivi des doléances
• Archivage

• Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) : o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds) ; édition et envoi de récépissé; affichage
• Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
• Classement et archivage
• Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
• Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion

• Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
• Edition des dossiers de séance à la demande des élus
• Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)

• Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
• Invitation et organisation des événements : o Rdv et réceptions du maire o Cérémonies patriotiques et officielles
• Gestion de la réserve « convivialité » avec réapprovisionnement en fonction des manifestations
• Participation à l’organisation des vœux à la population

Profil recherché

COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l’expérience professionnelles)

• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
• Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
• Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
• Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
• Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

• Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
• Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
• Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
• Aptitude au travail en équipe
• Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
• Rigueur et discrétion
• Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)
• Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
• Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre