Présentation de la société : ASSEMBLÉE NATIONALE

Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général) , l’administrateur fonctionnel du logiciel de gestion électronique de documents au bureau du courrier de la Présidence est placé sous l’autorité du responsable du bureau du courrier de la Présidence. Grâce à sa polyvalence, il est capable de mettre en œuvre le logiciel de GED et d’assurer des tâches de rédaction et de traitement des courriers.

Missions

1.1. Mise en œuvre du logiciel de GED

• Traite les mails adressés à la présidente de l’Assemblée nationale et les transfère dans le logiciel de GED ;
• Réceptionne, trie et procède à l’ouverture des courriers de la présidente de l’Assemblée nationale et les numérise dans le logiciel de GED ;
• Met les courriers et mails, ainsi que leurs pièces jointes, sous pochette quotidienne et assure le circuit jusqu’à la signature sous le visa du chef du bureau du courrier ;
• Réceptionne les courriers sortants signés par la présidente, les dates, et les scanne avant d’assurer la transmission au SGAP ou en circonscription ;
• Travaille en partenariat avec la DSI pour assurer l’accès sécurisé et la maintenance du serveur dédié à la GED de la Présidence ;
• Gère le traitement des anomalies de la GED.

1.2. Rédaction de projets de réponse et reporting

• Rédige certains projets de réponse à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet : accusés de réception simple, réponses type et courriers type plus élaborés sur la base des modèles transmis par le cabinet ;
• Fait le lien avec les conseillers du cabinet pour rédiger des projets de réponse-type en suivant leurs consignes ;
• Transmet les projets de courrier aux secrétariats du cabinet en fonction de leur périmètre respectif ;
• Participe à l’établissement du bilan quantitatif et qualitatif hebdomadaire du courrier reçu à la Présidence.
• Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet.

Profil recherché

Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent.

Expérience professionnelle attendue : expérience significative dans le domaine d’activité avec une aisance particulière pour la rédaction.

Compétences attendues

• Compétences techniques
  
  - Connaissances de base des institutions et intérêt pour la vie publique ;
  
  - Bonnes qualités d'expression écrite ;
  
  - Maîtrise des logiciels de GED.
• Savoir-faire
• Travail en équipe ;
• Capacité d'adaptabilité en fonction des demandes diverses des membres du cabinet
• Rigueur et organisation
• Respect des procédures
• Savoir-être
• Polyvalence ;
• Discrétion absolue ;
• Disponibilité et réactivité en fonction des urgences ;
• Sens de l'initiative.
• Sens des relations humaines.