Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Assistant ou assistante de gestion administrative sous l’autorité de Monsieur le Maire et la responsabilité du secrétaire général de mairie.

1- Accueil, orientation et renseignement des usagers

• Accueillir le public et renseigner la population
• Analyser, gérer les demandes et orienter le public vers les services compétents
• Délivrer des documents et formulaires liés aux démarches administratives
• Réceptionner, traiter et diffuser de l’information
• Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et assurer le départ du courrier
• Gérer les demandes et les attributions de logements

• Instruire les dossiers d’état civil
• Rédiger les actes d’état civil
• Assurer la gestion des concessions du cimetière (attribution, tenue des registres …)
• Gérer le recensement du citoyen

• Rédiger les arrêtés du Maire
• Assurer la gestion des actes administratifs (convocation, compte-rendu, délibérations …)
• Saisir divers courriers et documents

• Assurer la tenue et le suivi les listes électorales
• Préparer les scrutins et assurer leur suivi

• Assurer le suivi avec les fournisseurs et/ou organismes extérieurs
• Saisir les mandats et titres de fonctionnement (cantine / garderie …)
• Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables

• Assurer la gestion du planning des occupations des différentes salles
• Collaborer avec les services techniques (remises des clefs, états des lieux entrée / sortie …)
• Rédiger les contrats, assurer leurs suivis et procéder aux facturations correspondantes

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Titulaire du permis B souhaité

• Savoir-faire :
  - Connaître l'organisation et le fonctionnement d’une collectivité
  - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, reformuler les demandes
  - Utilisation de logiciels de comptabilité et d’outils bureautique
  - Techniques rédactionnelles administratives
  - Formation d’officier d'État Civil
  - Législation funéraire
  - Connaissances des règles comptables
  - Veille juridique et réglementaire
  - Collaboration avec les services de l’Etat
• Savoir-être :
• Être courtoise et disponible
• Etre le garant de l'image du service public
• Etre claire et précise dans ses explications aux usagers
• Être à l’écoute
• Être pédagogue
• Etre capable d’initiatives et de réactivité dans la gestion des accueils
• Être discrète
• Être méthodique et organisée
• Faire preuve d’esprit d’équipe