Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

L'IUT Lyon1 est une des composantes de l'Université Claude Bernard Lyon 1 et est composé de 3 sites géographiques : Villeurbanne Doua - Villeurbanne Gratte-Ciel et Bourg-en-Bresse - et de 15 départements de formations (6 sur Doua - 5 sur Gratte-Ciel et 4 sur Bourg-en-Bresse) . L'IUT Lyon 1 accueille environ 5300 étudiants sous statuts de formation initiale, alternance et Formation Continue - et dispense 15 BUT (Bachelor Universitaire de Technologie - ex. DUT) - 47 Licences Professionnelles - 5 DU et 1 DUETI.

Pour l'accompagner dans la réalisation de ses missions, l'IUT Lyon 1 est composé de 150 personnels administratifs et techniques - 350 enseignants et enseignants chercheurs et 800 vacataires professionnels.

Le service Central de Scolarité de l'IUT Lyon 1 a pour mission principale la gestion administrative de la scolarité des 5300 étudiants inscrits dans ses formations - en collaboration étroite avec les autres services centraux - la Direction et les 15 Départements (chefs de départements - secrétaires de départements - Directeur des études de BUT et Responsables pédagogiques de Licences Professionnelles) .

Le service Central de Scolarité de l'IUT Lyon1 est composé de 6 personnels administratifs (1 cheffe de service de catégorie A - 2 chefs de bureaux de catégorie B et 3 gestionnaires de catégorie C) .

Missions

• Accueillir physiquement les usagers (candidats - étudiants - enseignants - diplômés…)
• Répondre au téléphone et savoir renseigner de manière appropriée ou orienter son interlocuteur
• Répondre efficacement aux mails adressés à la BALP-Scolarité
• Participer à la gestion des candidatures en BUT : paramétrage des formations - vérification de la recevabilité administrative des dossiers…
• Participer à la gestion des IA (Inscriptions Administratives) des étudiants
• Participer à la fiabilisation des données (Inscriptions, Résultats…)
• Participer à la mise en place des jurys (Résultats et Admissions)
• Participer à la gestion de scolarité courante (remboursements - transferts - envoi de diplôme - césure…)
• Participer à la saisie des enquêtes
• Participer à la gestion de l'archivage

Conditions particulières d'exercice

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

Apogée - eCandidat - Parcoursup - Excel - Word

Conditions particulières du poste :

Période de pic d'activités de juillet à septembre

Profil recherché

Compétences attendues :

• Savoir travailler en équipe
• Rendre compte à sa hiérarchie
• S'adapter à la gestion de tâches variées
• Savoir rédiger et classer des documents
• Avoir le sens de l'organisation
• Utiliser les logiciels de gestion spécifiques et les outils bureautiques

• Maitrise de la culture internet
• Connaissances des techniques d'élaboration de documents
• Maitrise des techniques d'accueil téléphoniques et physiques
• Notions de gestion de scolarité
• Notions de l'environnement de l'Enseignement Supérieur

• Avoir un bon sens relationnel
• Etre bienveillant à l'égard des usagers
• Rigueur
• Autonomie
• Etre réactif et force de proposition