Présentation de la société : DIRECTION DES SERVICES JUDICIAIRES - CA AIX EN PROVENCE

L'adjoint administratif placé est affecté au service administratif régional de la cour d'appel d’Aix en Provence.

Il a vocation à exercer ses fonctions dans toutes les juridictions du département des Bouches du Rhône, soit le Tribunal judiciaire de Marseille, Tribunal judiciaire d’Aix en Provence, Tribunal judiciaire de Tarascon, Tribunal de proximité d’Aubagne, Tribunal de Proximité de Salon de Provence, Tribunal de proximité de Martigues, CPH d’Arles et les conseils de prud’hommes rattachés à ces juridictions.

Le service administratif interrégional judiciaire (S.A.I.J) de la Cour d’Appel d’Aix-en-Provence est dirigé, sous l’autorité conjointe du premier président de la cour d’appel d’Aix-en-Provence et du procureur général près cette cour, par une directrice déléguée à l’administration interrégionale judiciaire (D.D.A.I.J) .

Les effectifs localisés au SAIJ représentent 150 postes localisés, dont 41 personnels placés (5 directeurs ; 27 greffiers placés ; 9 adjoints administratifs placés) .

Descriptif du service

En fonction du lieu d’affectation

Missions

L’adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d’exécution, comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d’accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006) . Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

Activités principales :

1- Direction/ Administration / Gestion

1-1 Secrétariat

Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Organiser la documentation

Diffuser et afficher l'information

Dactylographier et mettre en page les documents

Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil

Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Donner des renseignements d'ordre général

Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

1-3 Classement et archivage

Organiser et suivre le plan de classement du service

Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure

2-1 Enregistrement des procédures

Réceptionner les pièces de procédure

Enregistrer dans les applicatifs métiers

Mettre le dossier à la disposition des avocats

Gérer la communication électronique du dossier

Transmettre les dossiers aux services compétents

2-2 Réception et préparation d’actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences

Établir les avis, les convocations…

Préparer la notification des décisions

Classer les pièces au dossier

2-4 Gestion des originaux et copies

Classer les originaux au rang des minutes

Apposer les mentions nécessaires sur les minutes

Préparer la délivrance des copies

3- Logistique / Fonctionnement

3-1 Accueil, information et renseignement

Conditions particulières d'exercice

L'adjoint administratif placé est affecté au tribunal judiciaire du chef-lieu du département et a vocation à exercer ses fonctions dans les juridictions de ce département.

La durée de chaque mission ne peut être inférieure à une semaine, sauf exception.

Les frais occasionnés par ces missions (frais de transport, de repas, d’hébergement) sont pris en charge conformément aux dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État et de ses arrêtés d’application des 3 juillet 2006, 23 janvier 2007 et 14 avril 2015 Cette prise en charge est conditionnée à un déplacement de l’agent pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et familiale. Le temps de trajet est compris dans le temps de travail effectif le premier et le dernier jour de la mission.

Groupe IFSE : 1

NBI : 20 points

Profil recherché

Le poste est ouvert aux adjoints administratifs affectés au Ministère de la Justice, dans le cadre d'une mutation. Il est également ouvert aux fonctionnaires titulaires extérieurs au Ministère de la Justice par la voie du détachement.

Compétences requises :

Connaissances

• Applicatif(s) métier(s)
• Circuits administratifs
• Organisation judiciaire et administrative
• Outils bureautiques

Savoir Faire

• Alimenter les tableaux de bord et statistiques
• Donner une information juridique et/ou procédurale
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
• Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir Etre

• Travailler en équipe
• Faire preuve d'adaptation rapide
• Faire preuve de polyvalence
• Faire preuve de discrétion
• Avoir le sens de l'organisation