Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE LILLE

UNIVERSITE DE LILLE

UFR3S FSSEP

SERVICE SCOLARITE

RONCHIN

Missions

Missions du poste

Le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme dans le
cadre la réforme de santé
Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, partenaires extérieurs)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Préparer les procès-verbaux pour les délibérations de jurys de la collecte des notes à l'édition des procès verbaux et de
Participer aux journées portes ouvertes
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes

Activités principales et associées

Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Participer à l’organisation des journées portes ouvertes
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
Participer à la préparation de la rentrée et évènements
Participer à la vérification des structures d'enseignement et à la saisie des modalités de contrôle et des connaissances
Vérifier les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances et les règles de calcul
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

Assurer la gestion des demandes d’informations relatives à la formation : gérer la réception, la diffusion et le traitement des
courriels
Traiter et diffuser des informations en internes et en externes concernant le fonctionnement du département
Mettre en œuvre les opérations liées aux examens
Assurer la collecte et la mise en page des sujets d’examens
Participer et assurer les examens

Conditions particulières d'exercice

Impératif de présence lors de la rentrée universitaire, JPO, examens et délibérations jury

Profil recherché

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

• Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
• Utiliser les bases de données, les logiciels de bureautique et logiciels métier
• Concevoir des bases de données
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délais
• Capacité d'organisation

Savoir-faire opérationnels

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Maîtrise des logiciels de gestion : APOGEE, ADE, OPEN-OPUS, ecandidat

Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation
Sens relationnel
Capacité d’écoute
Sens de la discrétion
Rigueur, organisation et fiabilité
Disponibilité
Motivation à se former et à évoluer

Conditions particulières d’exercice

Impératif de présence lors de la rentrée universitaire, JPO, examens et délibérations jury

Domaines de formation et expériences souhaitables

Baccalauréat
Expérience souhaitée en secrétariat et gestion administrative

CDD jusque fin février 2026 (renouvelable)