Présentation de la société : UNIVERSITÉ PARIS 8

L’Université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants,
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
• 36 licences (dont 11 professionnelles) , 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L’Université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.

Descriptif du service

La Direction Vie de Campus (DVC) a pour objectif d’accompagner et d’améliorer l’accueil et les conditions de vie et d’études des étudiants en menant des actions d’information, d’animation, d’accompagnement dans les démarches administratives et sociales des étudiants. Elle est également chargée de développer la vie culturelle et citoyenne notamment en soutenant les initiatives étudiantes, les associations et les porteurs de projets étudiants. Elle assure les missions dédiées à l’engagement et aux questions sociales et sociétales (RSU) . La DVC a également pour mission de mettre en œuvre la politique de l’université en faveur des étudiants en situation de handicap. Le service accueil handicap est une structure d’accueil et d’accompagnement des étudiants en situation de handicap.

La DVC accompagne et soutient l’insertion sociale universitaire et professionnelle des demandeurs d’asile, réfugiés et bénéficiaires de la protection subsidiaire ou temporaire

Missions

Sous l’autorité du directeur de la Vie de Campus, l’assistant.e administratif.ve et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d’être en appui des différents pôles de la direction : pôle évènementiel et initiatives étudiantes, pôle social, pôle accompagnement des étudiants étrangers, pôle responsabilité sociétale de l’université, pôle handicap. Ses fonctions se résument au traitement des dossiers, à la communication d’informations auprès des étudiants, à l’accueil physique et téléphonique, à la saisie de données, à l’archivage de documents, à la vérification de pièces administratives et comptables, à l’assistance logistique…

Missions principales

Budget

• Contribuer à l’élaboration et au suivi budgétaires
• Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières)
• Créer des RIB sur le logiciel Agrhum
• Établir les devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,)

• Assurer l’accueil des étudiants et faire l’interface avec le pôle de la direction : Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes : contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint
• Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication
• Assurer le bureau d’accueil de la Maison de l’étudiant en cas d’absence des emplois étudiants

• Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières
• Participer à l’inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d’inventaire de rentrée et/ou de sortie
• Commander les fournitures de la DVC
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone
• Recharger les serviettes hygiéniques + tampons
• Vérifier l’état des micro-ondes tous les 15 jours
• Veiller à la bonne logistique des salles : rangement
• Contribuer aux évènements types grand 8 : aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc.
• Afficher les offres d’emploi à l’accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l’accueil, s’assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants
• Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc.
• Participer aux distributions alimentair

Profil recherché

Connaissance et Savoir-faire (connaissances et compétences techniques) :

• Connaissance de l’enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel
• Connaissance des principes et des processus de gestion financière
• Capacité d’anticipation et de programmation
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel
• Connaissances budgétaires
• Connaitre les outils informatiques

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d’autres structures ; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires
• Avoir un bon relationnel
• Sens du service public et de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
• Autonomie dans l’organisation du travail
• Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité
• Avoir le sens des priorités et respecter les échéances