Présentation de la société : DREETS OCCITANIE

La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités de l'Hérault compte 3 pôles :

• le pôle travail et mutations économiques,
• le pôle inclusion sociale et logement,
• le pôle emploi, ville et cohésion territoriale.

• la mission de la déléguée aux droits des femmes et à l'égalité,
• la mission de mise en œuvre du plan départemental d'inspection contrôle évaluation audit (PDICEA) ,
• la mission Faire société, faire République (comprendre et agir contre les replis communautaristes) ,
• le conseil médical.

Descriptif du service

Au sein de la Direction, le Cabinet a en charge :

1 - L'organisation et la coordination de la DDETS 34
2 - La communication interne et externe
3 - Le suivi de dossiers thématiques transverses, tableaux de bord
4 - L'élaboration du projet de service
5 - Le contrôle interne financier
6 - Le lien avec le SGCD, en complémentarité des missions exercées par la déléguée à l'appui et au pilotage, en particulier sur le volet financier et RH.

Missions

Profil recherché : Secrétaire administratif(ve)

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de Cabinet, l'Assistant(e) de Direction est en charge des fonctions suivantes visant à assurer une bonne coordination entre la Direction et les services de la DDETS, ainsi qu'avec ses partenaires extérieurs :

• Assurer le secrétariat du Directeur et de l'équipe de Direction
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Traiter et suivre les réponses aux commandes de la Direction ou de la Préfecture
• Assurer le suivi des parapheurs
• Préparer les dossiers de la Direction avant certaines réunions
• Communiquer sur des informations internes
• Gestion du planning des astreintes et des congés de la Direction
• Suivi des achats de fournitures et matériels en lien avec le SGC
• Référent(e) CHORUS DT pour la Direction et les missions transversales
• Gestion des réservations pour les déplacements dans CHORUS DT
• Suivi des courriers MAARCH
• Rédaction d'une revue de presse quotidienne
• Organisation logistique de certaines réunions, envoi des convocations, ordre du jour …
• Participation à l'organisation d’événements internes

Groupe RIFSEEP 2

Conditions particulières d'exercice

Le titulaire du poste participe de l'image de marque de la DDETS en s'attachant à développer un bon relationnel et en assurant la continuité du service.

Profil recherché

• Connaissances:
  • Juridiques, comptables et financières :
    • Techniques de gestion administrative et de secrétariat (E)
    • Connaissance du domaine :
    • Organisation des services de l’État et prérogatives de chacun (M)
    • Organisation, mission et fonctionnement de la DDETS et du SGCD (M) .
  • Savoir-être:
    • Discrétion
    • Disponibilité
    • Adaptation
    • Très bonnes aptitudes relationnelles
    • Écoute
    • Travail en équipe
  • Savoir-faire:
    • Utiliser les outils bureautiques (Pack Office, outils de visioconférence…)
    • S'organiser afin de pouvoir réaliser un travail dans des délais contraints (respecter les calendriers et les dates butoirs)