Présentation de la société : UNIVERSITÉ BORDEAUX 3

L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021) . Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT) , 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.

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Les candidatures (CV et Lettre de motivation) sont à envoyer au plus tard le 31 août 2025 à l'adresse suivante : drh-recrutement@u-bordeaux-montaigne.fr

(Les candidatures seront traitées au retour des congés d'été, à compter du 25 août)

Descriptif du service

Le pôle coordination des études, au sein de la Direction de la Scolarité, a pour missions principales de :

• Préparer les campagnes d’admission des 1er et 2ème cycle ;
• Gérer les inscriptions administratives ;
• Organiser les sessions d’examens.

Le pôle comprend une équipe de 12 agents et est structuré en 4 bureaux :
Transversal, Licence, Masters et examens.

Affectation :
Direction de la scolarité
Rattachement principal : Pôle coordination des études à 70 %
Université Bordeaux Montaigne, Direction de la Scolarité, Bâtiment Accueil,
Domaine universitaire, 33607 PESSAC Cedex
Rattachement secondaire : Pôle Procédures et Pilotage des formations à 30 %

Missions

• Accueillir et renseigner les différents publics de la structure (49 parcours de licence + 9 parcours de Licences Professionnelles)
• Accompagner les étudiants de Licence et plus particulièrement les candidats étrangers hors UE (admission via campus France) ;
• Renseigner des tableaux de bord pour le pilotage de l’activité ;
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures… ;
• Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
• Participer à la mise en qualité des données ;
• Mettre à jour les procédures et modes opératoires sur le CMS Ametys

Admissions :
Gérer les candidatures des étudiants extracommunautaires (plateforme EEF et hors plateforme, dossiers « Demande d’Admission Préalable) , environ 3000 candidatures par an :

• Contribuer à l'analyse des dossiers Campus France ;
• Organiser les dossiers en vue des commissions pédagogiques selon calendrier Campus France ;
• Saisir les avis et envoyer aux candidats des informations relatives à l'inscription administrative ;
• Aider au traitement des recours.

Inscriptions administratives :

• Inscrire administrativement les étudiants en réorientation inter semestrielle ;
• Gérer les inscriptions administratives des étudiants internationaux (environ 100 étudiants/an) ;
• Assister les vacataires de la chaîne d'inscription (de juillet à septembre) : vérification des cursus et des diplômes internationaux ;
• Suivre et mettre à jour dans Apogée le statut des étudiants relevant des droits différenciés ;
• Saisir dans Apogée le statut des étudiants bénéficiant d’un aménagement d’études (ORE) ;
• Aider au traitement des recours et dérogations.

Conditions particulières d'exercice

Le poste comprend un double rattachement :

• Rattachement principal et hiérarchique au pôle coordination des études pour l’activité Licences (environ 70% de l’activité) ;
• Rattachement secondaire au pôle procédures et accompagnement des formations (environ 30% de l’activité) ;

Pic d'activité de juin à octobre.
Poste nécessitant une grande capacité d'organisation et une bonne gestion du stress.

Profil recherché

Connaissances requises :

• Connaître l’environnement de l’ESR et l’organisation interne de l’établissement ;
• Connaître la carte des formations de l’Université ;

Compétences requises :

Savoir-faire :

• Maitrise des outils bureautiques, en particulier un tableur ;
• Avoir de bonnes dispositions avec les outils informatiques (Connaissance des logiciels APOFLUX et APOGEE

• Savoir diffuser une infirmation fiable en interne et en externe.

Savoir-être :

• Travail en équipe ;
• Autonomie ;
• Rigueur ;
• Qualités relationnelles ;
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation.