Présentation de la société : UNIVERSITÉ PARIS 8

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants,
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
• 36 licences (dont 11 professionnelles) , 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.

Descriptif du service

La mission de l'UFR SEPF (Sciences de l'Éducation, Psychanalyse, Français langue étrangère) est d'organiser les formations et les enseignements en vue de la délivrance des diplômes dont le cursus et l'organisation sont placés sous la responsabilité des responsables de diplômes et de la Direction de l'UFR.

Effectifs de l’UFR « UFR SEFP » et positionnement de l’agent(e) au sein de la structure :

1000 étudiants

Diplômes : 1 licence, 4 parcours de M1, 4 parcours de M2, et une certification

7 membres du personnel administratif : 1 poste de catégorie A, 3 postes de catégorie B, 1 poste de catégorie C et 2 postes de contractuel de catégorie C.

Relations avec les autres structures de l’université :

Service des étudiants étrangers

Service des transferts

Scolarité centrale

Service des bourses

Bureau des diplômes

Service de la reprographie (documents pédagogiques des enseignants)

Autres UFR, en particulier langue et BAPN

Le (a) gestionnaire assure la gestion administrative et pédagogique du secrétariat de Licence "Sciences de l'éducation" pour environ 400 étudiants répartis sur les 3 niveaux de la licence (L1, L2 et L3) .

Le (la) gestionnaire de la licence Sciences de l'Éducation travaille sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif et financier de l'UFR et en collaboration avec le/les responsables de formation du diplôme et du coordinateur des 2 secrétariats pédagogiques.

Missions

Accueil des étudiants, des enseignants et des enseignants-chercheurs. Gestion administrative des dossiers de candidature. Gestion administrative des dossiers des étudiants inscrits.

Participation à la gestion administrative de l’UFR

Accueil des étudiants, des enseignants et des enseignants-chercheurs

Accueil physique et téléphonique

Traitement du courrier et de la messagerie

Gestion administrative des dossiers de candidature

Utilisation des applications dédiées (E-Candidat, Campus France, Apogée, Pégase)

Vérification de la conformité des dossiers, envoi des réponses

Organisation et participation aux Commissions d’admission

Suivi des dossiers de candidatures, en accord avec la règlementation

Prévention des litiges avec les candidats

Gestion administrative des dossiers des étudiants inscrits

À l’aide du logiciel de gestion des étudiants (PEGASE) , suivi de la scolarité des étudiants inscrits : inscriptions pédagogiques, assistance à la saisie des notes, lancement des calculs, préparation des jurys, délivrance des relevés de notes et des attestations de réussite

Suivi des procédures pour la délivrance des diplômes définitifs

Établissement des conventions de stages, réception des rapports,

Organisation des soutenances, réception des mémoires

Participation à la gestion administrative de l’UFR

Participation aux réunions de service

Participation aux jurys de diplômes

Préparation des forums de pré-rentrée et des réunions pédagogiques

Profil recherché

Connaissances :

Connaissances juridiques : de base

Connaissances administratives : règles de l’administration publique Connaissances informatiques : bureautique (progiciels de gestion : un atout) Connaissances du fonctionnement d’une université

Connaissances du milieu de la culture, des médias et de la communication : un atout Aptitudes relationnelles

Compétences opérationnelles :

Informatique : Word et Excel

Connaissance de l’environnement Mac et d’Open Office serait un plus

Compétences comportementales :

Rigueur et sens de la confidentialité

• Disponibilité, capacité d’écoute
• Capacité d’adaptation et à être force de proposition
• Savoir travailler en équipe ; savoir rendre compte à sa hiérarchie