Présentation de la société : CENTRE NATIONAL D'ART ET DE CULTURE GEORGES POMPIDOU (CENTRE POMPIDOU)

Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture. Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky) , des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives.

Descriptif du service

La direction de la production est responsable du pilotage des activités artistiques et culturelles du Centre Pompidou, conçues et programmées par les départements et les directions, ou en lien avec les organismes associés. Elle en assure la mise en œuvre budgétaire, juridique et technique, et est garante du respect des plannings. Elle procède par ailleurs à la mise en place logistique des manifestations dans les salles de spectacle et de cinéma et sur la Piazza.

Missions

Il assure la préparation des missions et invitations de l’ensemble des directions du Centre Pompidou. Il prépare, met en œuvre, suit et contrôle la réalisation des actes administratifs, dans le respect des techniques, des procédures, des règles et des usages applicables à ce domaine.

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de :

Préparation des missions et des invitations

• conseiller et accompagner les agents du Centre dans la préparation des déplacements ou des invitations
• étudier le meilleur rapport tarif / horaire
• réserver les transports et les prestations annexes et mettre à disposition des agents et invités les titres de transport et autres pièces (visas, billets électroniques…)
• participer aux relances des marchés liés à ces activités

Contrôle et traitement des dossiers d’engagement de la dépense

• vérifier que la passation de commande est conforme aux règles de la comptabilité publique, des marchés publics et des procédures internes
• saisir les précommandes dans le logiciel comptable, et y attacher les pièces justificatives
• calculer et saisir les ordres de paiement relatifs aux avances pour les agents du Centre ou les invités dans le logiciel comptable

Traitement des factures, de la réception à la demande de paiement

• contrôler la validité des dossiers (état de frais, invitations, justificatifs, certificats administratifs…) pour la liquidation
• attacher dans le logiciel comptable l’ensemble des pièces nécessaire à la liquidation et au mandatement, saisir les liquidations puis émettre les mandats et les transmettre à l’Agence comptable

Prévision et suivi budgétaire des missions

• mettre à jour les tableaux de suivi de l’activité et les diffuser le cas échéant
• estimer les dépenses de missions à partir des informations transmises par les directions, notamment dans le cadre de la préparation des échéances budgétaires (budget prévisionnel et décision modificative)

Actualisation des procédures liées à l’activité du bureau des missions

• actualiser ses connaissances en matière de procédures internes, de réglementation juridique et fiscale, de comptabilité et de marchés publics
• participer à l’évolution des modes de fonctionnement, notamment en termes techniques

Conditions particulières d'exercice

RELATIONS FONCTIONNELLES COURANTES

• l’adjointe du chef du service administratif et financier
• les différents services du Centre en lien avec les missions et invitations
• l’agence comptable
• les fournisseurs (agence de voyages, agence visa…)
• les hôtels

Horaires administratifs

Travail sur écran

Profil recherché

savoir

• connaissance approfondie des règles et procédures de gestion dans sa spécialité (missions et invitations dans le cadre de la comptabilité publique)
• connaissance des processus et circuits administratifs internes
• connaissance des textes législatifs et réglementaires dans sa spécialité
• connaissance du fonctionnement et de l’activité de l’établissement

savoir-faire

• appliquer des dispositions réglementaires et des procédures administratives
• contrôler la régularité d’opérations administratives
• contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
• rechercher l’information et vérifier son exactitude
• recueillir et analyser les demandes et orienter
• rédiger des documents administratifs
• classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur
• dialoguer et travailler avec des partenaires professionnels internes ou externes
• conduire son activité en faisant preuve de réactivité et d’esprit d’analyse
• coopérer et échanger des informations dans le cadre d’un réseau professionnel interne et externe
• maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées (PEP)
• maîtriser la langue anglaise