Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE LILLE
L’Université de Lille est l’un des plus grands établissements d’enseignement supérieur et de recherche francophones. Elle réunit plus de 80 000 étudiantes et étudiants, 6 300 personnels et 66 unités de recherche. Engagée pour une université ouverte, inclusive et tournée vers l’avenir, elle porte une ambition forte à l’échelle européenne et internationale.
Descriptif du service
Au sein de la Faculté des Sciences et Technologies, le Pôle Relations Internationales assure la gestion des formations internationales et l’accueil des étudiantes et étudiants venus du monde entier. Vous intégrerez une équipe dynamique et investie, dans un environnement multiculturel stimulant, sur le campus de la Cité Scientifique (Villeneuve d’Ascq) .
Missions
CDD jusqu'au 31/03/2026
MISSIONS
Sous l'autorité du Responsable du Pôle Relations Internationales, l'autorité fonctionnaire du chef de service formation initial, sous la responsabilité des directeurs d'études, assurer la gestion administrative et pédagogique des masters anglophones de la Faculté des Sciences et Technologies de Lille.
ACTIVITÉS
- assurer l'accueil physique et téléphonique
- informer et conseiller les étudiants
- saisir les Modalités de Contrôle des Connaissances
- procéder aux inscriptions pédagogiques et aux inscriptions dans les groupes de TD/TP
- afficher et mettre à jour les emplois du temps
- saisir les notes
- préparer les jurys
- participer aux commissions pédagogiques paritaires
- assurer le secrétariat administratif en collaboration avec l'équipe pédagogique
- rédiger et transmettre les courriers électroniques, convocations et autres documents aux différents intéressés, enseignants et étudiants.
- contacter les universités partenaires pour collecter les notes des étudiants en mobilité
- convertir des notes d'un système de notation étranger vers le système français
- éditer les relevés de notes et les suppléments au diplôme en anglais
- participer à l'organisation de la semaine d'intégration et l'accueil et l'arrivée des étudiants à partir du 30 août, participer à l'assistance dans les démarches administratives et la gestion des éventuels problèmes (banque, logement etc.)
- participation à la collecte et la saisie des éléments permettant la mise en place des diplômes conjoints
Conditions particulières d'exercice
Expérience du monde universitaire souhaitée
Profil recherché
Connaissance de l'enseignement supérieur et de la Recherche, Connaissance des contraintes liées à l'organisation des formations universitaires.
Maitrise des outils de collecte de données, réalisation de tableaux de bord, synthétisation
Techniques d'élaboration de documents
Savoir-faire opérationnels
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Etre très à l'aise avec les outils informatiques
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Savoir rendre compte
Bonne maitrise des bases de données et des logiciels de bureautique
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Anglophone (niveau B2 minimum) et autre langue étrangère souhaitée
Savoir-faire comportementaux
Sens relationnel
Capacité d'écoute
Sens de l'organisation
Travail d'équipe
Compétences attendues
Anglais B2