Présentation de la société : NANTES UNIVERSITÉ

Nantes Université (NU) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes) , un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne) , un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus.

Avec 5 sites de formation répartis sur la région Pays de la Loire (Nantes, Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon, Laval) , l’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation - Inspé de l’Académie de Nantes - est rattaché à Nantes Université. Il prépare aux métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation.

Descriptif du service

Composition des services scolarité et formation continue de l'INSPÉ (effectif) : 7 agents.

Place de l'agent dans l'organigramme du service : l’agent est placé sous l'autorité du responsable des services scolarité et formation continue et travaille en liaison avec les autres membres du service.

Relations fonctionnelles liées au poste :

Intra Service : en relation étroite avec les autres membres du service ; Inspé et université : avec les 5 sites de formation de l'Inspé, les enseignants et étudiants de l'Inspé ; le service informatique de l'Inspé.

Extra Université : le public, le Rectorat, les universités partenaires et autres établissements.

Missions

Mission : Gestion des stages du second degré

• préparer et suivre le fichier des stagiaires et tuteurs du 2nd degré
• interlocuteur des établissements et responsables de parcours
• éditer les conventions de stage et/ou les avenants
• élaborer, mettre en oeuvre, suivre et partager les tableaux des états de présence pour paiement

Mission : Gestion des candidatures et des admissions aux masters MEEF

• participer à l'actualisation des process d'admission des Masters MEEF (calendriers, modalités)
• participer au lancement des admissions sur les pages WEB de l'Institut
• traiter et suivre les candidatures sur MonMaster et Surf
• organiser les commissions d'admission MEEF

Mission : Gestion et suivi des parcours du Master MEEF PIF

• suivre les candidatures
• procéder aux inscriptions administratives e pédagogiques
• gérer les notes et jury
• diplomation

Mission : Communication candidats, étudiants, partenaires

• assurer l’accueil téléphonique et la gestion des mèls
• participer aux Journées Portes Ouvertes (JPO)
• communiquer avec les enseignants
• communiquer avec différents services du rectorat (BME et EAFC)

Mission : Formation continue

• mettre en oeuvre et suivre les formations Inspé au Programme Académique de Formations en collaboration avec I' 'EAFC.
• créer et suivre les modules sur la plateforme dédiée du rectorat
• saisir les HTD sur les services des enseignants concernés

Autres missions

• gérer la boite mèl du service scolarité
• gérer les ordres de mission des services scolarité et formation continue
• prendre en charge les opérations Parcoursup pour la nouvelle Licence

Conditions particulières d'exercice

Conditions particulières d'exercices

• Charge de travail importante avant et après les congés scolaires d'été avec nécessité d'être présent en fin et en début d'année universitaire.
• Nécessité d'une certaine autonomie dans la gestion des dossiers.
• Gérer des délais très courts (3 semaines pour établir 500 conventions) et des procédures en simultané (dossiers tardifs, inscriptions, stages) .
• Savoir expliquer aux étudiants des procédures parfois complexes.
• Connaître les tâches des autres postes de la scolarité Inspé pour une meilleure continuité du service public.
• Faire preuve de capacité d'adaptation.

Profil recherché

• Formation et/ou qualification : gestion administrative ou toute autre spécialisation similaire
• Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : 2 à 5 ans

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif) .

Compétences attendues

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Techniques d'accueil téléphonique et physique ; environnement et réseaux professionnels ; culture internet

Savoir-faire opérationnels :
Travailler en équipe ; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité ; accueillir et informer les populations concernées ; utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :
Sens relationnel ; sens de l'organisation ; réactivité

Autres :

• Connaître les règles de scolarité de l'Inspé (conditions d'admission, de formation) et des concours.
• Maîtriser les logiciels spécifiques (ScolarG, SURF, Sphinx, Tigre) , internet, la messagerie.
• Savoir être personne ressource des gestionnaires de scolarité des sites de formation.