Présentation de la société : UNIVERSITÉ MARIE ET LOUIS PASTEUR

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose :

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4, 5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail) , au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

Missions

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !

Définition de la fonction

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine du secrétariat : secrétariat du Directeur de l’UFR SLHS, du responsable administratif et des assesseurs ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l’UFR. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Vos missions :

Secrétariat de direction

Réaliser des opérations de gestion courante du secrétariat :
o Tenue de l’agenda du Directeur, des directeurs adjoints et du responsable administratif

o Centralisation des signatures Directeur courrier départ (parapheurs de tous les services)

o Traiter et diffuser des informations

o Assister les personnels et les équipes

• Accueil physique et téléphonique) et orientation des interlocuteurs internes et externes du directeur et de la responsable administrative
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : analyse et ventilation
• Assurer la bonne tenue des Conseils de gestion : envoi des convocations, transmission des pièces jointes afférentes, appui logistique lors des séances, et rédaction des comptes rendus.
• Contribuer à la coordination des réunions de l’équipe de direction : avec les enseignant·es, les partenaires et les services administratifs internes à l’UFR ; appui à la réalisation des comptes rendus.
• Participation à l’organisation des élections de l’UFR
• Suivi des conventions (occupation des locaux, partenariat)
• Appui ponctuelle aux assesseurs pour l’élaboration de documents

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !

https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

Profil recherché

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles

• Accueillir et orienter les différents publics
• Gérer, organiser et archiver les documents administratifs dans le respect des procédures et des délais
• Rédiger des documents administratifs et institutionnels avec rigueur, clarté et sens de la synthèse
• Savoir rendre compte à la hiérarchie, transmettre l’information de manière claire, structurée et contextualisée
• Travailler en coordination étroite avec l’équipe de direction, les services administratifs, les responsables de formation, et les partenaires institutionnels
• Maîtriser les outils bureautiques courants
• Qualités rédactionnelles

Connaissances

• Bonne connaissance de l’enseignement supérieur et en particulier de l’Université et de l’UFR SLHS (formations, services, locaux…)

Qualités

• Aisance relationnelle et sens du contact
• Capacité d’écoute active
• Sens de l'organisation
• Réactivité et autonomie
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité