Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE PICARDIE JULES VERNE

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle est composée de 11 unités de formation et de recherche (UFR) , 6 instituts, 36 laboratoires de recherche, 8 plateformes d’équipements mutualisés et 2 écoles doctorales.

Son organisation se caractérise par une grande diversité́ de métiers, de niveaux de qualification et de statuts, ainsi que par une forte dispersion géographique et fonctionnelle. L’organisation opérationnelle de l’établissement repose sur 4 pôles fonctionnels et 5 directions transversales dans une logique de regroupement thématique, de simplification administrative, de proximité́ et de qualité́ du service rendu. Ces pôles sont conçus comme des structures de coordination et d’animation.

Descriptif du service

Direction : Direction générale des service (DGS)

Service : Secrétariat général

Missions

Missions et activités

Au sein du secrétariat général, l’agent assure la gestion des instances (Conseil d’Administration et Conseil académique) dans le respect de la législation en vigueur.

Nombre d’agents au Secrétariat Général : 4

Activités principales

• Organiser les réunions des instances
• Participer aux préparations des instances
• Elaborer les dossiers et participer à la conception des supports de présentation
• Veiller à la cohérence du fonctionnement des instances
• Rédiger les comptes rendus
• Organiser le traitement de l’information
• Transmission au contrôle de légalité

Activités associées

• Participation aux élections (en lien avec la DAGIJ)
• Contribution aux activités du service selon les besoins

Conditions particulières d'exercice

Contraintes particulières

L’agent devra pouvoir s’adapter au surcroît d’activité pouvant survenir à certaines périodes.

Profil recherché

Compétences attendues

Compétences requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Polyvalence
• Qualités rédactionnelles
• Bonne connaissance de l'établissement : organisation et procédures internes

• Bonne connaissance des logiciels de bureautique
• Coordonner son action avec les autres services et les partenaires
• Faire la part entre les informations confidentielles et celles diffusables
• Utiliser les techniques de communication orale et/ou écrite
• Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires

• Avoir le sens de l'intérêt général et du service
• Faciliter la coopération transversale
• Faire preuve de disponibilité/flexibilité
• Faire preuve de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité…)