Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiant·e·s et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

UFR LYON SUD - UFR Médecine et de Maïeutique Lyon-Sud Charles Mérieux

Missions

La personne recrutée assurera la responsabilité administrative des stages des étudiants de 1er et 2ème cycle des études médicales.

Elle/Il aura notamment en charge l'organisation des choix de stages (+ de 1 000 étudiants) , l'organisation et le secrétariat de la commission des stages de la faculté Lyon-Sud, le suivi des honoraires pédagogiques et le suivi administratif des stages (conventions, évaluations, tableaux de bord, étudiants en difficulté, archivage) .

La personne recrutée sera également mobilisée pour des permanences d'examens. Elle/Il travaillera en binôme et au sein d'un bureau partagé.

Conditions particulières d'exercice

Etre flexible sur les horaires (réunions..)

Profil recherché

La personne recruté aura pour missions de :

• coordonner, organiser et mettre en œuvre les choix de stage des étudiants en médecine (stages infirmiers, stages des externes) ,
• mettre à jour et assurer le suivi des bases de données dédiées aux stages en lien avec la commission des stages et la direction des systèmes d'information de l'université,
• alimenter et concevoir des tableaux de bord de suivi des stages,
• assurer le suivi et la mise à jour des procédures "stages",
• diffuser l'information relative aux stages aux interlocuteurs externes (terrains de stages, services centraux de l'université) et internes (usagers, enseignants) ,
• participer à l'organisation et assurer le secrétariat de la commission des stages (4 à 5 réunions par an) : ordre du jour, convocations, compte-rendu
• Participer aux activités communes du service de scolarité (examens, archivage, accueil des usagers et des partenaires extérieurs) .
• Savoir maîtriser les outils bureautique (tableur, traitement de texte) , rédiger des rapports et des documents,
• savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (différents interlocuteurs, réglementation) ,
• communiquer et faire preuve de pédagogie,
• mettre en œuvre des procédures et des règles.

Compétences attendues

Niveau d'expérience souhaité : 1 an