Présentation de la société : SOUS-DIRECTION DE LA PROGRAMMATION ET DES AFFAIRES FINANCIÈRES (SDPAFI)

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale du Gouvernement, la direction des services administratifs et financiers (DSAF) assure les missions d'administration générale destinées à fournir au chef du Gouvernement et aux ministres placés auprès de lui, à leurs cabinets, aux services du Premier ministre (SPM) et aux autorités qui lui sont budgétairement rattachées les moyens nécessaires à leur fonctionnement (RH, financiers, logistiques et informatiques) .

Au sein de la DSAF, la sous-direction de la programmation et des affaires financières (SDPAFI) prépare et exécute le budget, suit la consommation des emplois et des crédits ouverts en lois de finances et pilote le contrôle interne financier. Elle procède aux engagements comptables, ordonnance les dépenses et procède aux opérations de recettes. Elle assure la maîtrise d'ouvrage et le support utilisateur des systèmes d'information budgétaires et financiers. Sous réserve des attributions des services dotés de la qualité de représentants du pouvoir adjudicateur, elle met en œuvre les procédures nécessaires à la passation des marchés et contrats.

La sous-direction de la programmation et des affaires financières (SDPAFI) comprend :

• le bureau du budget ;
• le bureau de la gestion financière et des déplacements - BGFD ;
• le bureau des achats ministériels ;
• le bureau des systèmes d’information achats et financiers ;
• la mission contrôle interne financiers ;
• et le centre de services partagés financiers.

Descriptif du service

Au sein de la sous-direction de la programmation et des affaires financières (SDPAFI) , le bureau de la gestion financière et des déplacements (BGFD) s’appuie sur une équipe composée d’une vingtaine d’agents/agentes répartie au sein de 4 sections complémentaires :

• la section chargée des subventions, des frais de représentation, des études et des séminaires ;
• la section chargée de la gestion des missions et des déplacements professionnels ;
• la régie d’avances et de recettes ;
• et le pôle « performance et qualité ».

Le bureau propose son offre de services pour une cinquantaine d’entités (cabinets ministériels, autorités administratives, services d’administration centrale) .

Organisée sous la forme d’une plateforme, la section des missions et déplacements professionnels est chargée d'opérer et d’assurer la gestion des déplacements, principalement dans l’outil Chorus DT, des services et entités soutenus par la DSAF dont des cabinets ministériels.

Pour mieux nous connaître, consulter notre page employeur Premier ministre sur Choisir le service public ou notre page Linkedin

Missions

Dans le cadre d'un remplacement, la section des missions et déplacements professionnels de la DSAF du Premier ministre

recherche un chargé ou une chargée de prestations financières (missions et déplacements et pôle régie)

Rattaché/e au responsable de section et à son adjointe, et intégré/e à une équipe engagée de 7 collaborateurs/collaboratrices, vous serez chargé/e de traiter les documents afférents aux dossiers de dépenses liées à l’organisation des déplacements professionnels.

Vous aurez principalement pour mission de :

• Instruire et contrôler les dossiers de demandes de paiement des états de frais dans le respect de la régularité des procédures et de la réglementation (conformité des états de frais, échange avec les missionnés et entités soutenues) et procéder à leur mise en paiement dans l’outil informatique dédié Chorus DT ;
• Traiter les relevés d’opération (ROP) des cartes logées du voyagiste et gestion des éventuels litiges liés aux erreurs de facturation ;
• Procéder au contrôle et au traitement des recettes ainsi que des factures fournisseurs relatives aux frais de transport, d’hébergement et de location de véhicules dans l'outil informatique Chorus formulaire ;
• Effectuer le classement et l'archivage des pièces administratives ;
• Participer au reporting.

Par ailleurs, en tant que mandataire suppléant(e) de la régisseuse, vous assurerez en fonction du niveau de l’activité les missions suivantes :

• Exécution et comptabilité des différentes opérations de dépenses et de recettes via l’application AREGIE ;
• Gestion des demandes de reconstitution de la régie ;
• Contrôle de la qualité et de l’exhaustivité des pièces des dossiers et leur archivage ;
• Mise à jour d’une base de suivi
• Suppléance de la régisseuse en cas d’absence

Selon les besoins du service, vous serez amené/e à instruire certains ordres de mission (réservation auprès du prestataire sous contrat) .

Dans ce cadre global, vous travaillerez en transversalité avec les autres bureaux de la SDPAFI, les missionnés et entités soutenues et représentants du périmètre des SPM.

Enfin, ces attributions peuvent faire l'objet d'évolution pour répondre à des besoins organisationnels, réglementaires et/ou à l'évolution des politiques publiques.

Conditions particulières d'exercice

Statut : titulaire ou agent contractuel de catégorie B (CDD de 3 ans renouvelable ou portabilité du CDI)

Rémunération :

Agent titulaire : indiciaire et indemnitaire
Agent contractuel : selon expérience professionnelle similaire et niveau d'études

Télétravail : 2 jours par semaine (max)

Horaires : 37h par semaine donnant droit à 11 RTT et la possibilité de poser 6 jours de récupération d'heures

Espace de travail : plateau semi-ouvert.

Avantages à nous rejoindre :

Tout au long de votre parcours d’intégration, vous serez formé(e) et votre responsable vous épaulera et suivra votre évolution professionnelle*. Vous gagnerez progressivement en autonomie et bénéficierez d’une politique de formation continue active.

Vous pourrez également profiter d’une politique d’actions sociales et de mesures RH attractives (crèche, remboursement du transport à 75%, etc) ainsi que des activités de nos associations culturelles et sportives.

Vous évoluerez dans un environnement de travail épanouissant et convivial (cafétéria, restaurant d'entreprise de qualité, salle de sport, conciergerie, salle de convivialité) .

Vous travaillerez sur notre site parisien (20 avenue de Ségur 75007 Paris) - locaux facilement accessibles en transports : École militaire (métro 8) ; Saint-François-Xavier (métro 13) ; Ségur (métro 10) et Cambronne (métro 6) .

*La DSAF s’est dotée d’une charte managériale qui prône un management bienveillant fondé sur la confiance

Profil recherché

Titulaire d’un Bac (ou équivalent) , vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie dans le domaine de la dépense publique et, en particulier dans la gestion des frais de déplacement (politique voyage) ou sur des fonctions similaires acquises au sein du secteur public.

Vous disposez de connaissances en réglementation des frais de déplacements (politique voyage) ainsi que des principes de la gestion comptable et budgétaire de l’Etat. Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques liés à l’exercice des missions, de préférence Chorus DT (logiciels SAP) .

Organisé(e) et méthodique, vous maîtrisez la gestion des dossiers dans le respect des priorités et des délais, et vous savez rendre compte de votre activité.

Vous exercerez votre activité de manière transversale en lien permanent avec les services, votre sens du service et vos qualités relationnelles sont des atouts indispensables à la réussite de vos missions. Il est donc attendu un sens de l’écoute et du dialogue avérés ainsi qu’un esprit d’équipe.

Votre sens de la discrétion et votre probité vous permettront d’assumer pleinement ce poste.

L'adaptabilité, le collectif, l'exemplarité et le sens du service sont des valeurs que vous partagez ?

N’hésitez pas à candidater ou faites suivre cette annonce !