Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE SAVOIE MONT BLANC

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

Descriptif du service

Affectation : Scolarité administrative du site du Bourget-du-Lac rattachée à la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante, direction qui est chargée du volet formation, vie étudiante, insertion professionnelle et orientation de l’établissement.

Missions

1. MISSION

Réaliser tous les actes de gestion administrative concernant l’accueil des étudiants, la candidature, l’inscription et la délivrance des diplômes.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

• Renseigner et orienter les usagers concernant toute demande relative à la scolarité (mails, courriers postal, accueil téléphonique)
• Renseigner et orienter les étudiants concernant toute demande relative à la scolarité (accueil physique)
• Gérer les transferts de dossier départ et arrivée des étudiants du campus
• Gérer les demandes d'admission (e-candidat, inscriptions tardives, réorientations)
• Assurer les inscriptions administratives et les régularisations d’inscriptions hors chaînes d'inscription (inscriptions, vérifications et relances)
• Vérifier les états civils en vue de l'édition des diplômes
• Réceptionner et délivrer les diplômes
• Transmettre et suivre les demandes en interne, essentiellement auprès des scolarités pédagogiques du campus et de la scolarité centrale

Activités associées :

Accueillir, informer tous les visiteurs (pas seulement les étudiants) qui se présentent dans le bureau de la scolarité administrative et les réorienter vers le bon service : scolarités pédagogiques, scolarité centrale, CLOUS, ACCENTS, SEP, SFC…

Conditions particulières d'exercice

• Ouverture au public incompressible (présence obligatoire sur les plages d’ouverture du service)
• Activité très soutenue pendant la période de candidature et d'inscription, de mai à octobre.

Profil recherché

1. COMPETENCES

Savoirs :

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure et du campus
• Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (messagerie électronique)
• Connaître les logiciels spécifiques de gestion de scolarité (candidatures et inscriptions administratives)
• Connaître la réglementation dans le domaine de la scolarité

Savoir-faire :

• Savoir s'exprimer oralement et connaître les techniques d'accueil
• Savoir rédiger des courriers et documents administratifs
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées, et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure et du domaine concerné
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir guider le public sur le site web de l'USMB

Savoir-être :

• Savoir être à l'écoute et accueillant
• Savoir être organisé, consciencieux et rigoureux
• Savoir être respectueux des règles et des délais de traitement
• Savoir s'adapter aux diverses situations et aux outils informatiques

Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :

• Formation et expérience dans le domaine de la gestion administrative