Présentation de la société : NANTES UNIVERSITÉ

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes) , un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne) , un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Descriptif du service

• Localisation : Nantes

Unité de formation et de recherche (UFR) , la Faculté des Sciences et des Techniques s'attache à mettre en œuvre les principales missions dévolues à l'université : la formation initiale et continue tout au long de la vie, la recherche scientifique et technologique, en liaison avec les grands organismes nationaux de recherche, et la diffusion et la valorisation de ses résultats au service de la société. En matière de formation, elle propose 9 mentions de Licence générale, 7 Licences professionnelles et 17 mentions de Master déclinés en 45 parcours.

Près de 5000 étudiant.e.s sont inscrit.e.s chaque année dans une des formations proposées.

Le service de la scolarité de la Faculté assure la gestion des formations et le suivi de la scolarité des étudiant.e.s, de l’inscription en 1ère année à la délivrance d’un diplôme de fin d’études. Le service compte 18 agent.e.s réparti.e.s dans 4 pôles (Licences – Masters et Doctorats – Examens – Emploi du temps) , de plus, un.e agent.e occupe le poste d’accueil, un.e agent.e est gestionnaire des Relations Internationales et un.e agent.e est chargé.e d’appui à la Scolarité.

Les relations fonctionnelles liées au poste sont d’ordre intra-service et université : départements et laboratoires de l’UFR, étudiant.e.s, enseignant.e.s, services universitaires (DFRU, DEI) .

Le poste est basé à l’UFR Sciences & Techniques, avec un rattachement hiérarchique à la responsable du pôle Licences ; ce pôle compte 3 agent.e.s.

Missions

Le/la gestionnaire du bureau des Licences a pour mission principale d’exécuter les actes administratifs et de gestion pédagogique liés à la scolarité des étudiant.e.s, de formation initiale et de formation continue, des Licences Générales et Professionnelles. Il/elle travaille en lien avec les enseignant.e.s des différents parcours concernés pour accompagner les étudiant.e.s, tout au long de leur année universitaire, depuis leur première inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme.

Le/la gestionnaire du bureau des Licences contribue prioritairement à la gestion des candidatures et à l’inscription des étudiant.e.s.

Spécificités du poste

Amplitude horaire à adapter lors des pics d’activité

Interlocuteurs multiples (enseignant.e.s-chercheur.e.s, étudiant.e.s, services administratifs)

Activités principales

• Traitement de l’information :
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usager.e.s
• Traiter les mails avec les autres membres du Pôle Licences
• Saisir et mettre en forme des documents (courriers, dossiers, imprimé-type …)
• Gestion des candidatures et inscriptions :
• Gérer les dossiers de candidature :

àContrôle du dossier, des pièces justificatives, transmission aux commissions, saisie des avis des commissions, information des étudiant.e.s

àIssus des différentes procédures : candidatures à des formations sélectives, à des formations non sélectives, candidatures étudiant.e.s internationaux …

• Gérer les dossiers d’inscription administratives : validation des dossiers des primo-entrants, relance des pièces manquantes, encaissement des droits d’inscription …
• Gérer les dossiers des autres procédures administratives et pédagogiques : césure, annulation, réorientation, transfert, équivalence …
• Contrôler les inscriptions pédagogiques des étudiant.e.s
• Respecter le calendrier universitaire et les délais de toutes les procédures
• Autres activités :
• Répondre à l’enquête ministérielle SISE (Système d’Information sur le Suivi de l’Etudiant)
• Archiver les dossiers étudiant.e.s en collaboration avec les collègues des Pôles Licences et Masters
• Participer à la journée porte ouverte de la Faculté qui se déroule un samedi dans l'année

Fiche de poste en intégralité ici: https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-ingenieur-e-laboratoire-lpg-1

Profil recherché

• Formation et/ou qualification : Diplôme de niveau bac à bac+2 et expérience dans le domaine de la gestion administrative
• Expériences antérieures en Scolarité bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans

Compétences attendues

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaitre le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche
• Connaitre les dispositifs et procédures propres aux examens et concours
• Maîtriser les techniques de communication, accueil téléphonique et physique
• Maitriser la culture internet

• Maitriser l'expression écrite et orale
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Accueillir les populations concernées (étudiant.e.s, enseignant.e.s …)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
• Mettre en œuvre les procédures et les règles propres à l'activité

• Organisation, autonomie, rigueur, anticipation
• Sens de la relation, de la confidentialité, discrétion
• Esprit d'initiative
• Capacité de travail en équipe
• Savoir informer et rendre compte