Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de Service, est en charge du secrétariat des élus / Centres Municipaux.

• Activités et tâches :
  ° Secrétariat des élus :
  - Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des élus du secteur ;
  - Renseigner et orienter les administrés ;
  - Traitement et suivi des mots des élus ;
  - Accompagner l'administré dans ses démarches administratives (CMU - CAF - Impôts-Retraites - MDPH - rédaction de courriers, France Travail, etc) ;
  - Délivrer aux administrés les documents fournis par le CCAS (divers documents de demandes d'aides sociales) ;
  - Enregistrer les mots des élus suite à leur rencontre avec les administrés dans un fichier de suivi ;
  - Effectuer les diverses tâches administratives en lien avec les élus de secteur et le Pôle Élus ;
  - Gérer les affichages des manifestations, des informations transmises par les organismes extérieurs voire de la préfecture en direction du public et du tableau hebdomadaire de réception du public par les élus ;
  - Accompagner les contrats civiques dans leur mission ;
  - Travailler en relation avec les éducateurs de rue du secteur ;
  - Faire remonter les informations relatives au bon fonctionnement des Centres municipaux et Mairies Annexes au Pôle Élus ;
  CCAS : Bilan annuel transmit au CCAS quant aux démarches réalisées à la demande des administrés en termes d'aides sociales ;
  Affaires scolaires : Inscription scolaires, réservations périscolaires et à la cantine auprès des administrés du secteur ;
  Bureau des Séniors : Inscription des administrés du secteur aux thés dansants de fin d'année ;
  - Autres soutiens aux services communaux si nécessaire.
• Positionnement avec les autres services ou directions / services extérieurs :
• Les élus ;
• Le Pôle Élu central ;
• Les services communaux ;
• Organismes extérieurs : CAF
• France Travail
• Impôts.
• Quotité de travail : Temps complet.
• Conditions de travail particulières :
• Horaires de bureau fixes imposés ;
• Travailler seul(e) sur un site.
• Sujétions particulières liées à l'emploi :
• Accueil direct du public (gestion de conflits) ;
• Travail sur écran ;
• Troubles musculo-squelettiques (Administratif) : Fréquence, durée, régularité des tâches ;
• Travailler seul(e) sur un site ;

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Profil recherché

• Compétences professionnelles :
  - Rigueur ;
  - Organisation ;
  - Discrétion ;
  - Travail en équipe.
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
• Accueil physique et téléphonique ;
• Connaissance du rôle des élus ;
• Relations élus / administrés / personnel communal ;
• Connaissance de l'environnement administratif interne et externe (connaissance des compétences des collectivités et organismes extérieurs) .
• Technicité / expertise requise par le poste : Faible.
• Savoir utiliser les outils informatiques (word, openOffice, openOffice Calc, Internet, Intranet) ;
• Être capable de s'exprimer clairement et de reformuler les demandes des élus, des administrés et des collègues de travail ;
• Être capable de gérer les situations de stress et les publics difficiles.