Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE TOULOUSE JEAN JAURÈS

L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.

Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur) .

L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.

La recherche se développe au sein de 9 unités mixte de recherche (UMR) , 14 équipes d’accueil (EA) , 4 structures fédératives, 1 Labex et possède une Direction d’Appui à la Recherche regroupant plusieurs services transverses.

Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.

Descriptif du service

L’Institut national supérieur du professorat et de l'éducation Toulouse Occitanie-Pyrénées (Inspé) est une composante de l'Université Toulouse Jean Jaurès qui assure ses missions en partenariat avec l'Université Toulouse 1 Capitole, l’Université de Toulouse, la COMUE, les services académiques et les établissements scolaires ainsi que l’ENSFEA. Implanté dans huit départements de la Région Occitanie Pyrénées-Méditerranée, il comprend 10 sites de formation dont 3 sur Toulouse. Il assure les actes de gestion relatifs à la scolarité et à l'organisation des enseignements, contribuant ainsi à la mise en œuvre de l'offre de formation.

Le poste est rattaché au service de Coordination Hors Mention (CHM) de l’INSPE Toulouse Occitanie Pyrénées. Ce service a en charge la gestion administrative des formations autres que Master des métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation (MEEF) de l’INSPE : formation continue, concours internes, certifications, diplôme universitaire, relations internationales.

L’agent est placé sous l’autorité de la responsable administrative du service et en lien fonctionnel avec le directeur adjoint de la formation continue de l’INSPE.
Il est un relais essentiel entre la direction, les responsables de filières, le service administratif et les différents partenaires.
Vos principales activités consisteront à assurer le secrétariat administratif et pédagogique de la Formation Continue (concours internes, certifications, diplôme d’université) ,

Missions

Vos principales activités consisteront à assurer le secrétariat administratif et pédagogique de la Formation Continue (concours internes, certifications, diplôme d’université) , à savoir :

Assister le directeur adjoint de la Formation Continue.
Assurer les actes de gestion relatifs à la scolarité et à l’organisation des enseignements, contribuant ainsi à la mise en œuvre de l’offre de formation.
Elaborer des tableaux de suivi et de gestion.
Contribuer à l’inscription administrative et pédagogique des étudiants.
Assurer le suivi de scolarité (assiduité des étudiants en congé de formation, saisie des notes) .
Saisir les heures d’enseignement et alimenter les tableaux de suivi.

Conditions particulières d'exercice

Le site est facilement accessible par les transports en commun (gare SNCF Saint-Agne et Métro Saint-Agne) ; il dispose également d’un parking réservé et d’un abri vélos.

Les conditions de travail y sont optimales tant par la taille humaine de ses équipes et du nombre d’usagers, que par la qualité du site avec des espaces verts arborés.

Il propose également un service de restauration (tarif préférentiel) , accessible aux usagers et aux personnels.

Profil recherché

Savoirs :

Fonctionnement de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
Règlementation applicable au domaine de la scolarité et plus spécifiquement connaissance des conditions d'accès aux concours enseignants, à la formation des enseignants

Savoirs faire :

Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques notamment dans des outils de travail collaboratifs : SNWEB, APOGEE, SAGHE, Limesurvey, MOODLE, Scout et KSup
Hiérarchiser les tâches et gérer les périodes de surcharge de travail
Accueillir le public et analyser sa demande
Gérer les incidents éventuels
Rédiger des documents divers

Savoir être :

Savoir travailler en équipe et en autonomie.
Réactivité.
Faire preuve d’un bon sens du relationnel.
Polyvalence.
Capacités à partager l’information.

Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC

Expérience requise : 1 an sur des missions similaires

Champ relationnel du poste :

Travail en collaboration avec les services internes de l’INSPE, de l’université Toulouse Jean Jaurès (UT2J) et du Rectorat.