Présentation de la société : AP-HP HOSPITALISATION À DOMICILE (HAD)

Missions

MISSIONS PRINCIPALES
· Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la Cellule d’Admission Médicalisée (composée de 19 agents)
· Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues
· Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat
· Assurer le reporting auprès du cadre supérieur de la CAM et du directeur de la DOPD
ACTIVITÉS
Management des ressources humaines
· Encadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs
· Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins
· Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants
· Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service
· Suivi et évaluation des compétences et des résultats
Contrôle qualité
Supervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :

• La tenue du dossier patient
• Le suivi administratif des demandes
• L’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation/frais de séjour, service social, etc.)

• Élaboration, mise à jour et diffusion des procédures de travail de la cellule d’admission
• Animation hebdomadaire de la session EDT au sein des secrétariats
• Gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD
• Gestion de l'enveloppe matériel et budgétaire de la DOPD en lien avec le cadre supérieur et le directeur de la DOPD
• Participation au développement et à la valorisation de l’Hospitalisation à Domicile (HAD) , notamment via l’amélioration continue des processus et outils administratifs

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE :

• Maîtrise des outils bureautiques sous Windows : Word, Excel, Outlook
• Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical
• Pratique des logiciels de l'AP-HP appréciée : ORBIS, SAP
• Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
• Capacité à animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
• Compétences en organisation et animation de réunions
• Savoir fixer des objectifs et évaluer les résultats
• Maîtrise de la gestion des situations conflictuelles

• Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation, aptitude à la communication
• Bonne capacité d'organisation : analyse, priorisation, anticipation
• Méthode, rigueur, esprit d'initiative
• Esprit de synthèse et discernement
• Respect des procédures et de la hiérarchie
• Sens de l'équité et maîtrise de soi
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
• Expérience en management appréciée