Présentation de la société : ETABLISSEMENT PUBLIC DU MUSÉE D'ORSAY ET DU MUSÉE DE L'ORANGERIE - VALÉRY GISCARD D'ESTAING (EPMO)

Contexte

Avec plus de 4, 9 millions de visiteurs en 2024 répartis entre les musées d’Orsay et de l’Orangerie, l’Etablissement Public du musée d'Orsay et du musée de l'Orangerie – Valéry Giscard d’Estaing (EPMO) constitue une des premières institutions muséales françaises de renommée internationale. L’établissement a pour missions premières, notamment, de conserver, protéger et étudier le patrimoine mais aussi de présenter les collections à un public le plus large.

Descriptif du service

L’EPMO est engagé dans la création d’un Centre de ressources et de recherche (CRR) qui devra ouvrir dans l’Hôtel Mailly-Nesle en 2027. Le CRR comprend aujourd’hui les services de la documentation, de la bibliothèque, des données patrimoniales numériques (SDPN) et la recherche de provenance, soit 23 personnes placées sous la responsabilité de la préfiguratrice du Centre. L’équipe de la bibliothèque est composée d’un chef de service et de deux bibliothécaires assistants spécialisés.

Le projet comprend plusieurs chantiers, immobiliers (réhabilitation de l’Hôtel de Mailly-Nesle) , documentaires (ouvrages, archives et documentation) et scientifiques (programmes de recherche, éditions scientifiques, bourses et programmes de soutien à la recherche etc.) . L’ensemble des équipes travaille à la mise en place des infrastructures matérielles, numériques et organisationnelles nécessaires pour déployer une politique scientifique ambitieuse dans un lieu entièrement repensé.

Missions

Missions et activités principales

Au sein des équipes du Centre de ressources et de recherches Daniel Marchesseau, la Bibliothèque et la Documentation constituent deux services cruciaux pour lesquels certaines tâches vont être mutualisées.

La mission de l’assistant / assistante consiste à assurer des tâches de coordination et de support général contribuant au bon fonctionnement des deux services au quotidien, tant du point de vue métier que du point de vue organisationnel et logistique.

1/ Fonctionnement logistique du service :

• Assurer le suivi des équipements communs des services (relation avec les services techniques, alimentation en consommables)
• Assurer la relation des deux services avec l’ensemble des autres directions de l’établissement en cas de problème de fonctionnement (problèmes liés au bâtiment, signalétique, sécurité, ménage, courrier…)
• Assurer l’accueil des nouveaux arrivants en lien avec les chefs de service (base de suivi des arrivants, aménagement du poste de travail)
• Assurer la commande et l’approvisionnement en fournitures bureautiques (relations avec le magasin)
• Assurer la réception et le suivi du courrier et des colis
• Assister les chefs de service dans la mise en place de rendez-vous, notamment dans le cadre de la préparation du futur CRR
• Participer à la gestion des boites mails communes des deux services

2/ Coordination de tâches transverses propres au Centre de recherche et de ressources

• Assurer l’évaluation (en lien avec les bibliothécaires et documentalistes) et la commande des fournitures de conservation préventive
• Assurer le planning du service public aux lecteurs (permanences en salle)
• Participer au suivi des retours de dépôts et transferts de propriété avec le chargé des dépôts
• Gérer la base d’inscription des lecteurs (données statistiques de fréquentation et de consultation des deux salles de lecture, reverser les sujets de recherche dans les dossiers de correspondance. Ces tâches seront amenées à évoluer lors de l’ouverture du nouveau bâtiment du centre de ressources et de recherches (en 2027)
• Participer au suivi des dossiers de demande de consultation de fonds d’archives ou de documents patrimoniaux (transmettre le dossier aux chargés / chargées de collection et faire suivre les réponses aux lecteurs)
• Assurer l’organisation et la signalétique des magasins (dans les emprises actuelles)
• Participer à l’accueil des lecteurs
• Participer au classement de la documentation peinture et à l’alimentation des dossiers d’œuvres pour l’ensemble des techniques
• Participer à la collecte des catalogues de vente et des fiches d’œuvres passées en douane et leur ventilation

Profil recherché

Connaissances

• Très bonne maitrise des outils bureautique et en particulier de Microsoft Excel ou équivalent
• Excellente maîtrise des outils de planification de RDV, agenda, réunion, planification de visioconférence
• Connaissances sommaires des principes de la commande publique (devis, bons de commande, plateforme Chorus Pro…)
• Bonne connaissance des métiers de la documentation et des bibliothèques
• Connaissance des fournisseurs et des principes de bases des matériaux et fournitures de conservation préventive

Savoir-faire

• Sens de l’organisation, de la gestion des plannings complexes
• Capacité à recherche et identifier les bons interlocuteurs au sein d’un grand établissement et à savoir maintenir d’excellente relations fonctionnelles avec des services dans d’autres directions
• Bonne pratique de la relation avec des fournisseurs dans et hors cadre des marchés publics
• Sens de la circulation de l’information
• Force de proposition et autonomie
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Compréhension des enjeux institutionnels et des moyens opérationnels
• Idéalement maîtrise de l’anglais
  

Savoir-être (compétences comportementales)

• Excellentes capacités relationnelles, excellent contact avec le public
• Sens du service public et du travail en équipe
• Grande rigueur, autonomie, réactivité
• Capacité à prendre des initiatives
• Goût pour les nouvelles technologies
• Sens de l’organisation en fonction de contraintes, délais et objectifs

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :

Expériences significatives dans le domaine des musées et établissements culturels publics, plus spécifiquement au sein d’un musée, d’une bibliothèque ou d’un centre de documentation