Présentation de la société : CROUS BOURGOGNE FRANCHE-COMTÉ

Le Crous BFC - Centre régional des Œuvres Universitaires et Scolaires Bourgogne Franche-Comté accueille et accompagne tous les jeunes qui entrent en études supérieures dans la réussite de leur vie étudiante.

Opérateur de l’Etat en matière de vie étudiante, il agit avec les établissements d’enseignement supérieur, les collectivités et les étudiants pour favoriser leur autonomie. Dans la dynamique du service à l’étudiant, il a pour missions d’améliorer leurs conditions de vie et d’études, de favoriser leur épanouissement et de faciliter leur parcours vers l’autonomie et l’emploi.

Il est implanté sur trois sites principaux : Dijon, Besançon et le Nord Franche-Comté ainsi qu'au Creusot, à Nevers, et à Auxerre. Avec une équipe régionale de plus de 600 agents (fonctionnaires et contractuels) , le Crous BFC assure ses missions de service public en matière de restauration, d’hébergement, d’accompagnement social et de vie étudiante (sport, culture, …) aux côtés de tous les étudiants de la région.

Missions

Mission : Assistance des responsables des pôles restauration et hébergement.

L'assistant(e) administratif(ve) réalise les tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques et/ou financiers

Activités principales :

• Secrétariat courant : fourniture administrative, gestion des boites mail des pôles, rédaction de notes de service et courriers, gestions des conventions avec les partenaires, affichage, diffusion du calendrier d'ouverture des restaurants, des calendriers des universités, planning d'astreintes technique et administrative
• Relais RH (transmission des prestations sociales à la DRH, envoi des demandes de remboursement de transport, transmission des demandes de temps partiels, des demandes de CET, demande de formation, arrêts/accidents de travail – Transmission CPAM, rédaction et mise à jour des fiches de poste, transmission des demandes de télétravail, transmission des états des grévistes…)
• Centraliser et répondre aux demandes des agents
• Gestion des Etats de présence (agents, CEE, transport) , Fiches horaires, autorisations absences, Ordres de missions permanents/temporaires
• Suivi des CDD : Recherche candidat / planification d'entretien / réponse candidat / transmission à la DRH des documents nécessaires à l’établissement d’un contrat
• Contrats étudiants : demande de contrat / suivi mensuel des heures effectuées/état de présence
• Participation à l’organisation évènements : Journées Portes Ouvertes/Crunch Time/Croussinade/vœux/départs à la retraite

Conditions particulières d'exercice

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute autre tâche nécessaire à l'organisation et au fonctionnement du service de restauration et d'hébergement.

Profil recherché

Expérience en secrétariat souhaitée

Formation d'assistante de direction, en secrétariat indispensable

Connaissances administratives souhaitées

Capacité d'analyse et de synthèse

Qualités rédactionnelles

Maîtrise de l'outil informatique

Maîtrise des outils de communication

Compétences attendues

Savoirs, savoir-faire :

• Connaissances administratives souhaitées
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l'outil informatique
• Maîtrise des outils de communication

• Discrétion
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Aisance à s'exprimer
• Sens de la communication, Service public +