Présentation de la société : UNIVERSITÉ JEAN-MONNET - SAINT-ETIENNE

L’Université Jean Monnet est une université pluridisciplinaire qui rassemble plus de 20 000 étudiants sur 5 campus à Saint-Étienne et Roanne.

Elle propose une offre de formation dans les domaines sciences, technologies, santé, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues.

Bénéficiant d’une importante ouverture à l’international, l’UJM offre aussi une expertise toute particulière dans l’accompagnement à la réussite étudiante et à l’insertion professionnelle, dans un cadre de vie étudiante riche et dynamique.

Grâce à sa formation de haut niveau, sa recherche sur des segments de pointe, son attractivité internationale, et la modernisation de ses campus, elle est une université qui se transforme selon un projet d’établissement responsable et humain.

Descriptif du service

La DFIP est une direction centrale de l’Université Jean Monnet qui a pour vocation d'être au service de l'étudiant et de l’apprenant, de son inscription à l’obtention de son diplôme, dans le cadre de son cursus d’études, qu’il relève de la formation initiale ou continue. La DFIP couvre également les missions d’appui à la pédagogie.

LA DFIP comprend 5 services :

• Service d’Accès aux Formations et Applications Fonctionnelles (AFAF) ,
• Cellule Suivi de la Formation,
• Service d’Information, d’Orientation et d’Insertion Professionnelle (SIOP/Cap Avenir) ,
• Service Universitaire de Formation Continue (SUFC) ,
• Service Universitaire de Pédagogie (SUP) .

Missions

MISSIONS
En lien avec les responsables des activités de formation concernées, accueillir, informer et gérer administrativement les usagers, futurs stagiaires et stagiaires des portefeuilles d’activités confiés. Gérer leur scolarité et les financements liés à leurs statuts Formation Continue (FC) .
Gérer la logistique de formation et l’administration de l’équipe d’enseignants.
Ponctuellement, assurer un appui administratif et logistique aux activités de la Direction (DFIP) .

ACTIVITES

• Accueillir et informer tous les publics Formation Continue sur l’offre et plus particulièrement celle de ses portefeuilles d’activités,
• Procéder à une première analyse de la demande : écouter, analyser, orienter, formaliser et donner suite à la demande,
• Assurer l'accompagnement de proximité des stagiaires, des prestataires et des intervenants,
• Mettre à jour les données relatives à l'actualité formation de son portefeuille d’activités (site web, plaquettes, …) ,
• Mettre en œuvre les actions de formation d'un point de vue logistique : réservation, ouverture et préparation des salles, mise à disposition du matériel,
• Assurer le suivi qualitatif et quantitatif des actions de formation : mesure de l'absentéisme et relance associée, en lien avec le ou la responsable formation,
• Préparer, recueillir et analyser les évaluations de formation,
• Participer à l’animation de l’équipe pédagogique,
• Garantir la saisie des données dans le système d’information (FCA Manager) ,
• Reporter et mettre à jour les tableaux de bord : assurer la saisie des tableaux de bord sous la responsabilité du ou de la responsable formation,
• Assurer la gestion administrative quotidienne des actions de formation : candidatures, inscriptions, contractualisation ou conventionnement, gestion des différents financeurs, facturation des actions de formation selon les règles propres à chaque financeur et chaque dispositif de financement, gestion des plannings, réservation des ressources nécessaires, rémunération des intervenants, …
• Assurer la gestion de scolarité quotidienne de l’activité : inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, suivi et saisie des notes et des résultats, préparation des jurys de diplômes, édition des diplômes,
• Participer activement au développement de la polyvalence et à l'échange de bonnes pratiques entre les gestionnaires de Formation Continue,
• Actualiser les procédures relatives à son domaine d'intervention,
• Assurer la gestion de l’agenda et l'organisation de réunions,
• Assurer la réservation de salles, matériels, fournitures, pour les activités et en lien avec les manifestations couvertes par la DFIP,
• Assurer le traitement du courrier, la préparation des dossiers et la transmission des parapheurs,
• Assurer la rédaction et à la diffusion de comptes-rendus de réu

Profil recherché

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

Savoirs :

Connaître les missions principales de l’Université,

Connaître la règlementation générale de la Formation Continue,

Avoir des connaissances administratives et comptables.

Savoir-faire :

Être capable de gérer un processus administratif et financier en autonomie et dans le respect des règles,

Maîtriser de manière avancée les outils informatiques et bureautiques (courants et plus spécifiques à l’activité) ,

Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative, maîtrise des normes rédactionnelles,

Faire preuve d’une expression écrite et orale de qualité,

Travailler en équipe et de manière transversale, y comprisau sein d’une direction,

Rendre compte de son activité, chercher, trouver et restituer les informations,

Accueillir, renseigner, orienter tout type de public, analyser une demande.

Savoir-être :

Excellent relationnel, capacités d'adaptation aux interlocuteurs et aux situations, sens de la discrétion et de la confidentialité, rigueur et organisation, disponibilité, curiosité et réactivité, polyvalence et force de proposition.