Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE LILLE

UFR3S PHARMACIE

Service scolarité

Campus Santé - site Laguesse

Missions

Au sein de l'Université de Lille, le poste est localisé au sein du Service scolarité de l'UFR3S - Pharmacie,
suite à la fusion de cinq UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie et FSSEP) .
Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité, le/la gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes
administratifs, de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme et la gestion des demandes d’informations relatives à la formation.

Activités principales et associées

• accueillir, informer et échanger avec les étudiants et les enseignants chercheurs ;
• mettre à disposition les informations relatives aux années d'études ;
• gérer les inscriptions ;
• mettre à jour tous les documents de rentrée ;
• élaborer les plannings et assurer leur diffusion auprès des étudiants et enseignants
• saisir les notes dans Apogée ;
• participer à l'organisation et à la gestion des examens, jurys, sélections ;
• réaliser la gestion administrative des stages ;
• alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes ;
• procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
• réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs ;
• s'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction ;
• réaliser des documents et courriels et courriers administratifs ;
• s'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles
• rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Profil recherché

Domaine de connaissances

• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
• Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des

• Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
• Répondre aux demandes d’informations
• Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité

Savoir faire opérationnels

• savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
• savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
• maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
• maîtriser les applications bureautiques courants (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques (messagerie, internet, moodle)
• savoir appliquer les dispositions réglementaires
• savoir respecter les procédures
• savoir rechercher des informations
• prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte

Savoir faire comportementaux

• Faire preuve de rigueur et de fiabilité
• Savoir rendre compte
• Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative
• Savoir travailler en équipe et au contact du public
• Sens relationnel / Diplomatie
• Faire preuve de discrétion
• Faire preuve de maîtrise de soi
• domaine de formation souhaité : administration, secrétariat
• connaissances spécifiques au domaine appréciées (Apogée, ADE)