Présentation de la société : RECTORAT D'AIX MARSEILLE

ADMINISTRATION HANDI-ACCUEILLANTE ET ATTACHEE A LA MIXITE ET A LA DIVERSITE

L’académie d’Aix-Marseille est chargée de décliner la politique de l’éducation nationale sur le territoire académique.

Au sein de la région académique « Provence-Alpes-Côte-d’Azur », l’académie d’Aix-Marseille comprend 4 départements : les Bouches-du-Rhône, le Vaucluse, les Alpes de Hautes-Provences et les Hautes-Alpes, structurés en 21 réseaux.

L'académie emploie 53 500 personnels, des personnels enseignants et des personnels non enseignants (personnels administratifs, techniques, médico-sociaux, vie scolaire, de jeunesse et sport, d’encadrement, ingénieurs et techniciens de recherche et de formation) .

L’Ecole académique de la formation continue (EAFC) est un service du rectorat qui compte 36 agents. Elle assure l’ingénierie, l’organisation et la mise en œuvre de la formation continue pour l’ensemble des personnels non enseignants et enseignants du second degré de l’académie. Elle comporte deux pôles : 1 pôle ingénierie de formation et 1 pôle administratif et financier, lui-même composé de deux bureaux, sous l’autorité de l’adjointe au directeur de l’EAFC : le bureau des formations des personnels non enseignants et des certifications et le bureau de la formation continue des personnels enseignants.

Missions

Libellé du poste : chef de bureau (F/H) de la formation continue des personnels enseignants au sein de l'École Académique de la Formation Continue (EAFC) au rectorat d'Aix-en-Provence.

Poste ouvert aux contractuels et aux personnels de catégorie B.

Ce bureau a en charge :

• l’émission des convocations des personnels aux différentes sessions de formation
• le traitement des listes d’émargement
• le remboursement des frais de déplacement liés aux formations
• la mise en paiement des vacations des intervenants

Vous aurez une fonction d’encadrement de cinq gestionnaires, et assurerez aussi une gestion propre de certains dossiers.

Votre action s’inscrira dans un travail d’équipe en lien étroit avec le pôle pédagogique et avec l’autre chef de bureau, sous l’autorité directe de l’adjointe au directeur de l’EAFC.

Interlocuteurs : personnels de l’académie, inspecteurs, chefs d’établissement

Applications : GAIA, SOFIA, EPP, BI, WORD, EXCEL

Vos missions principales

• Encadrement et coordination du bureau (5 gestionnaires)
• Vérification des dossiers de formation soumis par l’ingénierie et répartition au sein du bureau pour l’établissement et l’envoi des convocations aux stagiaires et aux formateurs
• Prise en charge directe de certains dossiers de formation : l’établissement et l’envoi des convocations aux stagiaires et aux formateurs, remboursement des frais de déplacement et mise en paiement des vacations
• Gestion administrative et financière des dossiers de formation
• Veille à l’application de la réglementation
• Contrôle et validation des rémunérations de vacations (T2)
• Elaboration de procédures de gestion
• Correspondant paye
• Référent qualité contrôle interne financier T2 et HT2

Conditions particulières d'exercice

• Respect des règles de confidentialité
• Périodes avec pic d’activité notamment en fin d’exercice, au moment de la fin de gestion
• Possibilité d’un jour de télétravail par semaine

Accessibilité

Site internet : https://www.ac-aix-marseille.fr/

Possibilité d’une place de parking : oui

A proximité de :

Gare SNCF Gare routière Parking relais Axe autoroutier

Les avantages de l’académie d’Aix-Marseille

Participation aux frais de transports en commun à hauteur de 75% par mois dans la limite de 99, 00€

Participation aux frais de mutuelle à hauteur de 15€ par mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

Restauration sur place : oui non

Profil recherché

1/ Connaissances :

• Connaissance du système éducatif et de ses enjeux actuels.
• Connaissance du statut de la fonction publique et de la réglementation
• Connaissances juridiques et financières de base.
• Compétences en gestion de personnels (paye) et connaissance des SIRH, notamment EPP

2/ Savoir-faire :

• Capacité à manager une équipe
• Capacité à écouter, dialoguer et négocier.
• Capacité à planifier et à organiser.
• Maitrise des outils bureautiques.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir analyser un besoin.

3/ Savoir-être :

• Capacité d’écoute et de dialogue.
• Sens du relationnel et des ressources humaines.
• Sens de la confidentialité.
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie.
• Savoir gérer le stress et y résister.
• Grande réactivité face aux imprévus.