Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE PICARDIE JULES VERNE

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle est composée de 11 unités de formation et de recherche (UFR) , 6 instituts, 36 laboratoires de recherche, 8 plateformes d’équipements mutualisés et 2 écoles doctorales.

Son organisation se caractérise par une grande diversité de métiers, de niveaux de qualification et de statuts, ainsi que par une forte dispersion géographique et fonctionnelle. L’organisation opérationnelle de l’établissement repose sur 4 pôles fonctionnels et 5 directions transversales dans une logique de regroupement thématique, de simplification administrative, de proximité et de qualité du service rendu. Ces pôles sont conçus comme des structures de coordination et d’animation.

Descriptif du service

Intégrer l'UFR des Sciences de l'Université de Picardie Jules Verne, c’est rejoindre près de 3 300 étudiants formés chaque année ! Vous pourrez choisir l’un des 6 départements d'enseignements : chimie ; électronique, énergie électrique, automatique (3EA) ; mathématiques ; physique ; sciences de la vie et de la terre et informatique.

Site internet : https://sciences.u-picardie.fr/lufr-sciences

UFR, Direction, Service : UFR des Sciences – Scolarité Licence

Localisation géographique : Amiens

Missions

Sous la responsabilité de la Coordinatrice de scolarité, assurer la gestion de la scolarité et des examens des licences de CHIMIE et SPS de l’UFR des Sciences ; exécuter des actes administratifs et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service ; informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Accueillir, informer et orienter les usagers du service (étudiants, personnels enseignants et administratifs) ;
• Assurer les opérations administratives liées aux dossiers de candidatures étudiants : vérifier la recevabilité administrative des dossiers, assurer l’interface entre les candidats et les équipes pédagogiques pour les plateformes « E-Candidat », «Etudes en France », «Départ/Arrivée » ;
• Gérer les dossiers étudiants : Inscription pédagogique (IPWeb) , Gestion des notes sur APOGEE (SNWeb) , transmission des relevés de notes et des attestations de réussite (Coffre-fort numérique) , Délivrance des diplômes ;
• Effectuer la préparation et le suivi des partiels, des examens dont ceux des étudiants en situation de handicap (L2 et L3) : diffuser les plannings, répartir les étudiants dans salles/amphis, préparer le matériel (PV, émargements, copies, PC etc.) , recueillir les sujets pour l’envoi en reprographie, organiser les délibérations des jurys de la L1 à L3 et en assurer les modifications, le suivi et l’émargement ;
• Assurer la mise en stage des étudiants (Plateforme Stage) .
• Classer et archiver les documents du service ;
• Participer aux manifestations du département et de la composante.

Conditions particulières d'exercice

Être disponible selon les besoins du service aux périodes de pics d’activités (rentrée, examens, jurys)

Profil recherché

Savoir-faire comportemental :

Aptitude au contact et à la communication entre les divers acteurs

Rigueur, Sens de l’organisation

Travail en équipe

Discrétion, confidentialité

Compétences attendues

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance générale du fonctionnement de l'université

Savoirs faires opérationnels/techniques :
Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine.
Utiliser les outils bureautiques : Excel, Word,
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : APOGEE, CELCAT, Moodle, E-Candidat, Coffre-fort numérique, Nextcloud