Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

Service Administratif ISFA GERLAND.

Missions

En tant que responsable de la scolarité, vous êtes en charge de la gestion stratégique et opérationnelle d’un pôle dédié à la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
Vous garantissez la qualité, la fiabilité et l’efficacité des services fournis aux étudiant·e·s ainsi qu’aux équipes pédagogiques.
Vous encadrez et animez l’équipe du service scolarité.

Vous intervenez sur plusieurs blocs d’activités liés à la scolarité des formations initiales et continues de l’Institut (Licence, Master et diplôme d’actuaire) : emplois du temps, examens, résultats, stages.
Vous participez également aux activités communes du service : accueil et information des usager·ère·s, inscriptions administratives et pédagogiques, campagnes de sélection (concours, admissions sur titre) , délivrance et impression des diplômes.

Vous rapportez directement à la direction de la composante.

Vos missions principales :

• Gestion de la scolarité et des campagnes

• Vous supervisez les campagnes d’inscription (initiales et réinscriptions) .
• Vous préparez et anticipez les différentes campagnes : inscription, emploi du temps, examens, résultats, stages.
• Vous rendez compte à la direction des besoins de planification, en lien avec l’équipe enseignante, et des dossiers en attente.
• Vous présentez des tableaux de bord en commission formation, ainsi que les états de suivi des campagnes.
• Vous contrôlez la complétude, la conformité et l’archivage des dossiers scolaires.
• Vous êtes en charge de l’instruction et de la vérification des conventions de stage, en lien avec les services juridiques (régularité juridique, administrative et financière) .

• Encadrement et animation d’équipe

• Vous managez une équipe de 3 agents : gestion des emplois du temps, organisation du travail, coordination des missions, suivi de l’assiduité.
• Vous alimentez les tableaux de bord, réalisez des extractions depuis les systèmes d'information, et vérifiez les livrables produits par votre équipe.
• Vous conduisez les entretiens annuels, suivez les objectifs, évaluez la performance et accompagnez la montée en compétences.
• Vous favorisez un climat de travail collaboratif au sein du service.

• Mise en place et suivi des procédures

• Vous définissez, formalisez et faites évoluer les procédures internes du service scolarité.
• Vous veillez à leur bonne application et à leur mise à jour régulière.

• Collaboration et projets transversaux

• Vous travaillez en lien étroit avec les enseignant·e·s, la direction, les services centraux et la DiFor.
• Vous participez activement aux réunions de coordination et aux projets transversaux de l’établissement.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

• APOGEE
• TOMUSS
• ADE
• MONSTAGE
• ECANDIDAT
• CAMPUS FRANCE
• etc…

Profil recherché

• Compétences techniques

• Vous maîtrisez les logiciels de gestion scolaire.
• Vous avez une bonne connaissance du cadre réglementaire de l’Éducation nationale et des textes de référence.
• Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.

• Compétences managériales

• Vous possédez un leadership affirmé, et êtes capable d’encadrer, de fédérer et de faire évoluer une équipe.
• Vous savez gérer les conflits, conduire des entretiens et accompagner les agents dans leur parcours professionnel.
• Vous êtes en mesure de planifier, déléguer efficacement et évaluer les résultats.
• Vous faites preuve d’un bon esprit d’analyse et de prise de décision.

• Compétences relationnelles

• Vous avez un excellent sens de la communication, à l’oral comme à l’écrit.
• Vous savez faire preuve d’écoute, de médiation et de diplomatie.
• Vous avez un fort sens du service public, allié à de la disponibilité, de la rigueur et de la réactivité.
• Vous appréciez le travail en équipe et en mode projet.