Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE LIMOGES

Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16.000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents.

Au cœur de l’Europe, c’est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.

Descriptif du service

Relations.

En interne :

• Enseignants
• BIATSS
• Eleves
• Présidence
• DAF
• SFACT
• Autres composantes

En externe :

• Ensemble des interlocuteurs de la direction (partenaire professionnels, entreprises, représentants institutionnels et élus…)
• Divers organismes privés ou publics dans le cadre de la mise à disposition des locaux et l’organisation de manifestations

Missions

Assurer l’accueil, le renseignement, le secrétariat pour le compte de la direction et effectuer une diversité d’opérations administratives de gestion courante et spécifiques.

Poste rattaché dans l’organigramme aux services généraux.

Mission 1 : Secrétariat de direction – tâches administratives et de gestion liées à la fonction

• Saisir, mettre en forme, initier les signatures, éditer des documents divers et les diffuser (courrier, rapports, comptes-rendus de réunion…)
• Traiter des dossiers ponctuels
• Classer et archiver sous format numérique ou papier
• Assurer la logistique administrative des réunions, conseils, colloques…

Gérer les agendas et dossiers spécifiques de l’activité de direction

Mission 2 : Secrétariat de direction – communication en interne et en externe

• Accueillir, orienter et transmettre les informations liées à la direction

Accueillir, orienter, informer et contribuer à entretenir les relations avec les partenaires de la direction

Mission 3 : RH- Finances - Missions et états de frais (logiciel SIFAC)

• Saisir les ordres de mission des personnels et élèves pour leur collaboration occasionnelle au SP

Liquider et mandater les états de frais

Mission 4 : Evénementiel – Service Général : Gestion administrative des mises à disposition des locaux

• Répondre aux demandes d’information des divers publics relatives à l’organisation d’événements externes
• Participer à la préparation de l’organisation, assurer la visite des locaux

Etablir les conventions, les déposer dans l’application GEIDE, en assurer le suivi

Mission 5 : Scolarité Gestion administrative des déplacements élèves dans les forums et salons

• Accueillir les élèves et saisir des données dans la base de scolarité JAZZ
• Gérer les déplacements : OM et états de frais dans le cadre de leur collaboration occasionnelle au Service Public.

Profil recherché

Savoirs :

• Organisation du système éducatif
• Environnement professionnel : organisation et fonctionnement de l’EPSCP et de la composante
• Techniques du secrétariat, normes de présentation administrative
• Techniques de communication écrite et orale
• Culture internet

Savoirs Faire :

• Accueillir et prendre des messages
• Enregistrer, mettre en forme et classer des documents
• Utiliser les outils de l’environnement bureautique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Structurer son travail, savoir planifier et respecter les délais
• Savoir gérer les aléas ou situations imprévues
• Travailler en équipe

Savoirs Être :

• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Rigueur/ Fiabilité
• Sens relationnel
• Sens de la confidentialité