Présentation de la société : RECTORAT DE LILLE

Les circonscriptions de l'Éducation nationale sont des entités administratives représentant l’État en territoire.

Le(la) secrétaire de circonscription travaille au sein d’une équipe de circonscription, sous l’autorité de l’Inspecteur(trice) et en liaison avec ses collaborateurs (conseillers pédagogiques, enseignant référent pour les usages du numérique, etc.) .

Si le(la) secrétaire assure essentiellement des tâches administratives, il(elle) est également à l'interface des différents membres de la communauté éducative.

Missions

Positionnement du poste dans l'organisation :

• Le(la) secrétaire de circonscription est placé(e) sous l’autorité de l’inspecteur(trice) de la circonscription.

Missions / activités principales :

• Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants, etc.)
• Travail d’assistance de direction : organisation de réunions et réalisation des comptes rendus, gestion du courrier et des courriels, saisie de documents, gestion de dossiers spécifiques en lien avec l’activité du service, préparation et suivi du plan d’inspection
• Travail de gestion des absences et du remplacement des enseignants au travers de l’application informatique ARIA
• Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers) avec l'aide des outils informatiques de gestion des personnels (ARIA) , suivi des affectations (AGAPE) et suivi des élèves (Base élève) .
• Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings de gestion et des réunions (respect des délais de transmission, suivi des enquêtes, etc.)
• Relations avec les interlocuteurs institutionnels (DSDEN, circonscriptions du 1^er degré, établissements scolaires du 1^er et du 2^nd degrés, administrations publiques et collectivités locales) , les "usagers" de l'école (parents d’élèves, etc.)
• Assurer la continuité du service public de l'éducation

Profil recherché

• Compétences relationnelles
• Bonne connaissance des outils bureautiques et logiciels courants
• Savoir faire preuve de discrétion, de réserve, de loyauté et de disponibilité
• Être capable de prioriser l’information et les tâches
• Force de propositions
• Capacités d’adaptation et d’anticipation dans la gestion des dossiers
• Être rigoureux(se) , organisé(e) , curieux(se) et à l’écoute
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel)