Présentation de la société : HÔPITAL LOUIS-MOURIER

Missions

Secteur Médicament :

Gestion de l’accueil physique et téléphonique,
Validation et envoi des bordereaux de facturation des dossiers de rétrocession aux traitements externes,
Suivi avec les préparateurs et pharmacien rétrocession des dossiers à problème,
Interlocuteur du service des traitements externes,
Classement et archivage des dossiers hors GHS (ordonnance, bordereau Phédra)

Secteur Dispositifs Médicaux :

Suivi des commandes en attente (liens avec les fournisseurs)
Réception informatique sur SAP des commandes Hors Stock
Gestion des problèmes informatiques des réceptions dans SAP en lien avec l’économat (ex : changement de TVA)
Mise à jour des bases articles dans les 2 logiciels de gestion (SAP et COPILOTE)
Mise à jour des étiquetages et des documents de travail lors des changements de marché
Extraction de données à partir de SAP et de COPILOTE à des fins d’analyses, de mises à jour des dotations, de changements de marchés, de rationalisation des stock (références et quantités) , de bilans d’activité, de bilans pour les services de soins, de préparation des réunions « finances » …
Référent services pour certaines thématiques (ex : Développement durable)
Gestion des affichages informatifs de l’Unité
Gestion de l’archivage

Secteur Stérilisation :
Aide à la préparation d’affiches
Elaboration des carnets de livraison ou de ramassage
Gestion hebdomadaire des archives
Edition des fiches d’enregistrement

Commun aux différents secteurs :

Bureautique (rédaction des comptes rendus de réunion, participation à la rédaction de procédures, de fiches techniques, mise à jour des différents outils de travail) ,
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas Chronos, planning d’astreintes, organisation de réunions et Staff des laboratoires, visites…) ,
Traitement des courriers, fax, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Préparation des inventaires (documents, mails d’information, mise en conformité des étiquetages, vérification des emplacements picking + réserves…)
Participation physique aux inventaires
Gestion des fournitures de bureau

Communication :

Transmissions des informations nécessaires au bon fonctionnement des activités et à la continuité de service,
Lien avec le cadre de la PUI pour le planning et l’organisation du travail.

Implication dans l’institution

Participation aux réunions du service - DMU - institutionnelles et groupes de travail

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Rigueur dans le travail, disponibilité, ponctualité,
Sens du travail en commun, esprit d’équipe,
Tenue générale, adaptabilité (gérer des priorités) , maîtrise de soi,
Communication, pédagogie,
Esprit d’initiative, autonomie,
Discrétion, secret professionnel.

PRE-REQUIS
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
BAC ST2S
BAC Pro secrétariat avec une expérience dans le domaine médical ou de secrétariat
Maîtrise informatique indispensable.

Correspondances statutaires éventuelles :
Assistant médico-administratif