Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Conseils départementauxMissions
Un poste d'Assistante de direction (H/F) est à pourvoir à la Direction Europe.
Sous la responsabilité du directeur, l'agent est chargé d'assurer le secrétariat de la direction Europe, d'assister la direction dans certaines tâches administratives et d'assurer les missions de correspondant logistique.
Assurer le secrétariat du service
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Traiter à termes le courrier sous AIRS courrier
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Participer et rédiger les comptes-rendus de réunion de Direction
- Réceptionner et enregistrer le courrier
Gérer et suivre la logistique de la direction (mobiliers, fournitures, véhicules, téléphones, PC etc) en relation avec les services de la DMG et DEMS
- Assurer le rôle de référent logistique
- Gérer et suivre les fournitures et commandes sous KIMOCE
- Commander le matériel informatique (DSID)
- Assurer la réservation des véhicules de fonction dans le cadre des déplacements des agents et en fonction des besoins du service
Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
Mettre en forme et présenter des dossiers
- Mettre en forme des documents pour la direction : notes, rapports d'activité…
Suivre l'agenda du directeur
- Gérer l'agenda du Directeur et prendre les rendez-vous
- Organiser les réunions pour la Direction
- Suivre des tableaux de rapports SP/CP et AIRS Délib
- Mettre à jour des tableaux de suivi (signature conventions…) en lien et à la demande de la Direction adjointe
Classer et/ou archiver les dossiers du service
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- En l'absence de la référence RH assurer les tâches correspondantes concernant la RH
- Gérer les demandes d'habilitation pour les nouveaux arrivants (Europac et autres)
Conditions particulières d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Profil recherché
· Poste ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
· Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
· Connaissance des outils bureautiques et informatiques (Excel, ASTRE et PREVIA notamment
· Connaissance des techniques rédactionnelles
· Connaissance des outils bureautiques et informatiques
· Connaissance des techniques de secrétariat
· Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
· Capacité à orienter la demande au sein des services
· Capacité à travailler en pluridisciplinarité
· Sens des relations humaines
· Esprit d'équipe
· Discrétion
· Disponibilité
· Rigueur