Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

assistant du directeur, vous avez pour mission de l'assister dans la mise en ½uvre des différentes tâches (administratives, financières, technique)

Participation à l'organisation du secrétariat de la DST, du service de la Travaux en Régie (Mme PARSY) , du service des Projets Techniques et Affaires Courantes (M. BENQUEY et Mme PIEGTS) et de l'Unité des Risques (M. CRIVELLO) , du service Gestion Juridique et Financière (Mme LEDARZ) , du service BIR (M. SAHRAOUI) , des techniciens Voirie et Vidéo.

• Accueil téléphonique
• Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
• Constituer les dossiers supports aux réunions
• Contribuer à la complétude des dossiers et rapports pour les conseils municipaux via K Delib
• Gestion de l'agenda et des mails des Directeurs et Responsables de Service de la DST
• Prise de rendez-vous
• Contrôler les échéances institutionnelles
• Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.

• Rédaction de rapports
• Rédaction de courrier divers
• Rédaction de comptes rendus de réunion
• Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents

• Archivage des dossiers papiers et numériques
• Constitution d'un plan de classement

• Logiciel MAARCH à la demande
  
  Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
• Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
• Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées

• Organiser, collecter, mettre à jour à la demande de M. BERTHY des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc…
• Apporter une assistance administrative à l'ensemble des directions de la DGA

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Connaissances / savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, SIG, Kdélib)
• Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
• Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
• Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
• Savoir rendre compte
• Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Connaissance de l'environnement territorial

• Autonome et polyvalent
• Etre rigoureux et organisé
• Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
• Réactivité, adaptabilité, convivialité.
• Disponibilité, discrétion.
• Capacité relationnelle.