Présentation de la société : PRÉFECTURE D'ILLE-ET-VILAINE

Missions

RIFSEEP : 1
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter : fabienne.gautier@bretagne.gouv.fr
Vos activités principales 
Rejoignez le cœur stratégique de l’État en région Bretagne !
Au sein d’une équipe engagée et à taille humaine, l’assistant.e de direction épaule l’équipe de direction (SGAR, SGAR adjoint Politiques Publiques, SGAR adjoint Moyens Modernisation Mutualisation) et joue un rôle central dans le bon fonctionnement du SGAR et l’appui quotidien à la direction.
Ce poste, riche en contacts et en réactivité, comprend les missions suivantes :
🗓 Coordination & agenda 

• Gestion de l’agenda du SGAR et de ses adjoints, en lien avec le secrétariat du Préfet, des directions régionales et des opérateurs de l’État,
• Organisation des réunions internes et bilatérales,
• Préparation des déplacements et réunions (réservations, chauffeur, salles…) .

• Accueil téléphonique et physique professionnel,
• Traitement de la messagerie du SGAR : tri, priorisation des urgences et diffusion fluide de l'information.

• Suivi des parapheurs, courriers et notes,
• Mise à jour régulière des contacts clés (annuaires, cabinets ministériels, directions régionales…) ,
• Tenue à jour des tableaux de suivi des nominations et des interlocuteurs institutionnels.

• Préparation des salles de réunion : installation technique (visio, micro, enregistrement…) et logistique d’accueil,
• Anticipation des besoins matériels pour les réceptions ou événements officiels.

• Circulation et suivi du courrier (réception, enregistrement, diffusion, "réservé") ,
• Publication d’actes officiels au Recueil des actes administratifs (RAA) .

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Les missions supposent de bonnes capacités rédactionnelles, une grande réactivité, un bon relationnel et l’esprit d’équipe.
Permanence du secrétariat de 8h30 à 17h30 assurée en roulement pour assurer la continuité de service.

Profil recherché

Compétences principales
Connaissances techniques :

• avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis

• savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis
• avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique
• requis
• savoir rédiger : niveau pratique
• requis
• savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

• savoir accueillir : niveau maitrise – requis
• savoir s’adapter : niveau maitrise – requis
• savoir communiquer : niveau maitrise
• requis
• savoir s'exprimer oralement : niveau maitrise
• requis
• faire preuve de rigueur : niveau maitrise
• requis