Présentation de la société : DIRECTION DES SERVICES JUDICIAIRES

Au sein de la direction des services judiciaires, la sous-direction de l’organisation judiciaire et de l’innovation :

• élabore les textes relatifs à l’organisation et au fonctionnement des juridictions de l’ordre judiciaire et émet un avis sur les projets législatifs ou réglementaires pouvant avoir des conséquences sur leur fonctionnement ;
• anticipe et accompagne la mise en œuvre des réformes au sein des juridictions, ainsi que des expérimentations et en évalue les impacts sur les organisations ;
• réalise des enquêtes auprès des juridictions et propose des plans d’action afin d’en améliorer le fonctionnement ;
• définit et propose des schémas d’organisation pertinents pour fluidifier le fonctionnement des services, optimiser les fonctionnalités des outils informatiques, en vue de satisfaire aux attentes du justiciable ;
• valorise les expériences, les compétences et les savoir-faire professionnels, étudie les processus et les schémas d’organisation, élabore des guides et outils à l’usage des juridictions ;
• mène des missions de diagnostic auprès des services en difficulté ;
• soutient et accompagne les juridictions dans la concrétisation de leurs projets innovants ;
• développe et maintient les applicatifs métiers des services judiciaires en matière civile et pénale ;

Descriptif du service

• assure des missions de support et de formation des applicatifs métiers des services judiciaires, analyse et fédère les initiatives locales ; - définit la stratégie de la maîtrise d’ouvrage de la direction des services judiciaires en matière de signature électronique, de dématérialisation, d’échanges inter-applicatifs et d’éditique ;
• assure la mise à jour du système de référence justice.

Composition et effectifs du service

175 agents répartis sur 7 bureaux : OJI1, AccOr.J, OJI3, OJI4, OJI5, OJI6 et OJI7

Votre hiérarchie

Un responsable du secrétariat commun

Un sous-directeur et deux adjoints au sous-directeur

Vos interlocuteurs métiers

Cabinet du directeur des services judiciaires (chefferie de cabinet, secrétariat particulier du directeur, pôle des ressources humaines et du support de proximité)

Secrétariat général

École nationale des greffes

Globéo Travel

Missions

Assurer les activités quotidiennes du secrétariat commun en collaboration avec les chefs de bureaux de la sous-direction et en relation avec le cabinet du directeur des services judiciaires, le tout en coordination avec les autres membres du secrétariat commun de la sous-direction.

• Organisation des déplacements des personnels de la sous-direction et gestion des états de frais sur l’application Chorus DT ;
• Vérification, enregistrement, orientation et suivi de l’ensemble des parapheurs de la sous-direction notamment grâce à l’application

Messager ;

• Mise en forme des notes (à destination du directeur des services judiciaires et/ou du garde des sceaux) et des courriers de la sous-direction d’après la charte graphique ;
• Réservation des salles de réunion sur l’application GESROOM ;
• Gestion des demandes d’audioconférence ;
• Constitution des dossiers de réunion pour la sous-direction ou la direction ;
• Aide à la préparation de réunions ;
• Assistance logistique (installation matérielle des nouveaux arrivants, gestion des demandes d’interventions techniques, gestion des demandes informatiques, commandes de fournitures/mobilier) ;
• Répartition et suivi des courriers notamment sur l’application Messager ;
• Gestion des requêtes notamment sur l’application Messager ;
• Assurer le relai entre le sous-directeur (et ses adjoints) et les chefs de bureaux de la sous-direction mais aussi entre le cabinet du directeur des services judiciaires et l’ensemble des membres de la sous-direction ;
• Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda du sous-directeur et de ses adjoints ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Commande de prestations d’impression (chevalets nominatifs, rapports, dossiers de présentation, etc.) ;
• Recensement des outils/équipements informatiques divers ;
• Diffusion des communications diverses ;
• Participation à la gestion RH (gestion des mouvements, suivi des demandes de mobilité, préparation des plannings de congé de la sous-direction, mise à jour de l’organigramme sur MODALIN, etc.) .

Conditions particulières d'exercice

Nombre d’agents à encadrer ✔ Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔

Permanence de service à assurer sur les périodes de vacances scolaires OUI ✔ NON ☐

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Équipements informatiques : ordinateur portable, station d’accueil et écran externe.

Applications informatiques : Chorus DT, GESROOM, Messager, MODALIN.

Profil recherché

Connaissances

Fonctionnement d’un secrétariat

Fonctionnement d’une administration publique

Organisation judiciaire

Savoir-faire

Sens des relations humaines

Sens de la communication

Sens des responsabilités et esprit d’initiative

Sens de l’esprit d’équipe

Disponibilité et réactivité

Parfaite discrétion professionnelle

Savoir-être

Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Windows 11

Professionnel, Microsoft Office, LibreOffice, PDF, etc.)

Maîtrise des outils informatiques (Intranet, etc.)

Maîtrise des nouvelles technologies (visio/audioconférence, réunion virtuelle, etc.)

Qualités rédactionnelles

Organisation et méthode

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience en secrétariat et/ou en administration publique

Offres de formation associées à votre prise de poste

Microsoft Office initiation/perfectionnement (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Perspectives d’évolution professionnelle

Responsable du secrétariat commun de la sous-direction