Présentation de la société : SERVICE DE SANTÉ DES ARMÉES (SSA)

Missions

L’institut de recherche biomédicale des armées est un établissement du service de santé des Armées, dédié à la recherche spécifique aux milieux d’emploi des forces, ainsi qu’aux aspects biomédicaux liés aux risques NRBC(nucléaire, radiologique, bactériologique et chimique) . Installé sur le site de Brétigny sur Orge, l’IRBA emploie près de 400 personnes (chercheurs, experts civils et militaires, personnels d’encadrement, de soutien et d’appui scientifique) .Placé sous l’autorité du chef de section qualité, l’assistant qualité est chargé de l’ensemble des activités administratives de ce bureau, ainsi que l’administration du logiciel de gestion documentaire de l’établissement. Cette activité de soutien nécessite une organisation transversale, en interne avec l’ensemble des services de l’IRBA. L’agent participera à la mise en œuvre du système de management de la qualité.
Assurer l’administration du logiciel qualité de gestion documentaire (GED) de l’ IRBA (notamment élaboration des modèles et archivage) .
Rédiger toutes les notes de service, courriers et compte-rendu de réunions et assurer leur diffusion. Enregistrer, classer et archiver tous les courriers et autres documents.
Contribuer aux travaux de communication relatif au système de management de la qualité (communication sur la certification, sensibilisation qualité.
Participer à la mise en œuvre du système de management de la qualité.
Mettre à jour les documents qualité.
Participer au recueil et au suivi des indicateurs qualité (notamment sensibilisation/communication qualité et satisfaction client) .
Assurer les tâches administratives de secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier départ et arrivée au quotidien.
Relire des documents avant envoi et enregistrement, réservation de salles, rédaction des avis de visite.
Rédiger les demandes et traitement des ordres de mission, suivi du budget, demande d’achat et demandes de fournitures.
Participer aux audits qualité.

Conditions particulières d'exercice

Le poste nécessite une habilitation « secret » car le bureau qualité peut être amené à connaître et à gérer des documents classifiés
Maintien et amélioration des compétences en logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint…)
Formation à l’utilisation du logiciel de gestion documentaire NORMEA
Développement des compétences dans le domaine de la qualité et de l’ISO 9001 (exigences de la norme, audit interne) .

Profil recherché

Maîtrise des outils de bureautique et informatiques

Compétences attendues

• MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
• ADAPTABILITE
• TRAVAIL EN EQUIPE
• SENS DES RELATIONS HUMAINES
• METHODE D'AUDIT QUALITE
• CURIOSITE INTELLECTUELLE