Présentation de la société : CENTRE D'ETUDES ET D'EXPERTISE SUR LES RISQUES, L'ENVIRONNEMENT, LA MOBILITÉ ET L'AMÉNAGEMENT (CEREMA)
La Direction territoriale Normandie-Centre est organisée en trois départements localisés à Rouen et une agence basée à Blois, appuyés par un Secrétariat Général.Organisé en 3 groupes, le Département Littoral Aménagement Bâtiment traite des questions de l'aménagement du territoire, de la ville, des bâtiments, du littoral, de la construction, de l'environnement, de la mobilité, du changement climatique et de la résilience des territoires. Il apporte son expertise principalement en assistance à maîtrise d'ouvrage.
Le titulaire du poste de chargé d'études mutualisées a vocation à intervenir pour le compte de l'ensemble des agents du département. Il doit également se coordonner avec l'assistante de direction et peut en son absence assurer son interim
Missions
-Assurer le suivi contact client dans l'outil CRM-Etablir les devis et factures dans l'outil CRM
-Etablir les tableaux de suivi et de pilotage du département
-Tenir le tableau de suivi des facturations tiers
-Contribution à l'enregistrement documentaire et l'archivage des productions dans l'outil Ceremadoc
- Assurer la mise en forme des rendus d'études (rapport, power point, etc.) , la rédaction de comptes
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel en binôme avec le secrétariat de direction
- Contribuer à l'organisation logistique de journées techniques (recherche de salle, devis, déplacement des intervenants, logistique diverse, suivi des inscriptions, accueil des participants, etc.) et des formations données
- Assurer le secrétariat des 2 chefs de groupe, gérer leur agenda
Rattachement hiérarchique au directeur du département et son adjoint
Conditions particulières d'exercice
Conditions matérielles: matériel de bureauOrdinateur
Véhicules en pool
Horaires et saisonnalités :
Règlement intérieur du temps de travail du Cerema
Possibilité de télétravail
Conditions particulières :
Pas de conditions particulières
Profil recherché
Savoir-Bonne connaissance de l'organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics
- Connaissances générales des règles de gestion
- Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative
- Maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel) , des outils internes au Cerema et des processus associés , connaissance de Lime Survey
- Connaissance des outils Cerema (CRM, NOVA, Ceremadoc) après formation
Savoir-faire
- Capacité à hiérarchiser l'importance des informations et les priorités
-Capacité d'organisation
-Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
- Capacité d'analyse et de restitution
-Aptitude rédactionnelle et relationnelle
Savoir-être
-Capacité d'écoute et sens de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité, dynamisme et discrétion