Présentation de la société : BUREAU DES CABINETS

Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie Associative

Descriptif du service

Le bureau des cabinets est une structure administrative d’appui et de soutien aux cabinets ministériels.. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France) , et organisé autour de départements fonctionnels et opérationnels. Il prend en charge des thématiques transversales telles que la gestion des correspondances (courriers des citoyens, des élus et correspondances réservées) , la publication des textes réglementaires (transmission au SGG, suivi de leur publication au JO et/ou au BO) , le traitement des questions écrites parlementaires en lien avec les directions du ministère, ainsi que l’attribution des distinctions honorifiques (Légion d’honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques, MJSEA) . Il assure également la gestion des ressources humaines des cabinets et le bon fonctionnement logistique (informatique, intendance, entretien, accueil, huissiers, chauffeurs, secrétariats) . Enfin, le bureau participe aux groupes de travail interministériels sur les évolutions des outils de dématérialisation, tels que Solon et Réponse.

Missions

Le département des correspondances des élus, des citoyens et des interventions prend en charge l’ensemble des correspondances adressées au ministre de l’éducation nationale et de la jeunesse et aux secrétaires d’Etat et en assure les projets de réponse correspondants ainsi que leur suivi. En son sein, le Pôle PRHESUME traite les interventions concernant le recrutement et la carrière des personnels de l’éducation nationale, de la jeunesse et des sports. Il prend également en charge les correspondances relatives à l’enseignement supérieur et la recherche adressées au ministre chargé de l’éducation nationale. A ce titre, la rédactrice / rédacteur  :

• Rédige et prépare la mise en parapheur des projets de réponse aux correspondances à l’issue d’une lecture attentive et d’une analyse des requêtes formulées, en veillant à la priorisation des dossiers.
• Utilise les bases de données AGAPE et EPP et l’applicatif de gestion « Harmonie » pour le traitement de ses dossiers (recherche d’informations, de courriers, enregistrement, suivi et clôture de dossiers, etc.) et s’investit dans une volonté collective d’améliorations constantes des procédures.
• Est également amené à utiliser l’applicatif EPTICA de gestion des courriels en réponse aux saisines par voie numérique.
• Effectue des modifications de forme ou de fond des projets de courriers demandées par le Cabinet ou par la responsable de département ou les chefs de pôles. (A NOTER : le rédacteur n’est jamais en contact direct avec le Cabinet)
• Joue un rôle de veille et d’alerte auprès de l’équipe d’encadrement lorsqu’il perçoit une correspondance sensible ou urgente, voire l’émergence d’une nouvelle thématique à surveiller.
• Participe à l’actualisation et à l’amélioration régulière de la base de données commune au département
• En complément du suivi quotidien des dossiers, procède aux relances nécessaires auprès des directions de l’administration centrale et des services académiques.
• Participe aux projets de service du département et à la politique d’archivage.
• Peut être amené(e) à prendre ponctuellement en charge des correspondances ne relevant pas spécifiquement de son secteur, selon les flux et les priorités.

Profil recherché

Qualités rédactionnelles, un goût affirmé pour les travaux de rédaction et l’actualité du ministère ;

• Capacités d’analyse ;
• Bonne connaissance de l’organisation et des missions des services du MENESR et des services déconcentrés ;
• Connaissance du statut de la fonction publique et de la gestion des ressources humaines
• Maîtriser les outils et logiciels informatiques de base
• Goût du travail en équipe et le sens des relations humaines ; savoir partager et communiquer des informations ;
• Qualités relationnelles à l’égard de ses différents interlocuteurs en vue d’établir des relations de travail durables ;
• Autonomie, esprit d’initiative;
• Réactivité et respect des délais ;
• Rigueur et méthode, capacité d’organisation ;
• Discrétion