Présentation de la société : UNIVERSITÉ MARIE ET LOUIS PASTEUR

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose :

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4, 5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail) , au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

Missions

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur !

Mettre en œuvre les dépenses du service (de fonctionnement et autres) :

• Saisir les engagements juridiques et les bons de commande
• Suivre la création et la mise à jour des fournisseurs et des clients recensés
• Etablir les factures et réunir/vérifier les justificatifs de mise en paiement
• Etablir les demandes de paiement
• Saisir et rembourser les frais de mission de l’équipe
• Gérer les virements internes

Suivre en temps réel le budget de fonctionnement sur l’année civile

• Dépenses
• Soldes restants

Assurer le classement des documents dans les dossiers informatiques attribués

• Gérer le véhicule de service (contrôle, réparation etc.)
• Suivre les demandes de réservation du véhicule
  Assurer les contrôles réguliers et les réparations

Gestion de la facturation des actions de formation

• Suivre l’activité en temps réel et en lien avec les assistantes administratives et financières en charge de l’élaboration et de la planification des échéances de facturation
• S'assurer de disposer de toutes les factures et de toutes les échéances pour chaque action de formation professionnelle ou d’alternance
• Effectuer un contrôle des échéances de facture :
• Coordonnées clients (création de tiers si nécessaire)
  Informations et justificatifs liés à l’action de formation facturée
• Montant facturé
• Recourir aux outils de contrôle et de suivi (extractions, tableurs)
• Mettre en œuvre la procédure de facturation dématérialisée de l’établissement :
• Contrôle des données saisies et transférées
• Dépôts des pièces annexes justificatives
• Édition et envoi des factures
• Travailler en collaboration avec l’agence comptable de l’établissement :
• Suivi du titrage des factures
  Point sur les sommes encaissées / à recouvrer
• Traitement des recettes sur compte d’attente (suivi et apurement avec édition/envoi des factures) : tableau mensuel transmis par l’agence comptable
• Gérer la relation avec les financeurs et les payeurs :
• Utiliser les différents logiciels métiers et les outils de suivi dédiés (s’assurer de la sécurisation des données saisies)
• Assurer le classement des documents dans les dossiers informatiques attribués
• Être partie prenante de la mise en place de procédures efficientes et être force de proposition pour améliorer les process
• Rendre compte de l’activité et établir un bilan

Profil recherché

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences requises

• Posséder de solides connaissances comptables et juridiques
• Maîtriser les logiques réglementaires, administratives et financières de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser les logiciels métiers administratifs et financiers (FCA Manager, Jefyco, Neptune, Nuxéo, Eve)
• Connaître le fonctionnement du service et de l'université
• Comprendre les mécanismes comptables et financiers de l'Université et savoir s’adapter aux évolutions
• Mener une réunion
• Expliquer, argumenter et négocier
• Rédiger, synthétiser
• Être rigoureux dans le suivi des dossiers (administratif, financier etc.)
• Ajuster et adapter sa pratique professionnelle : multiplicité des interlocuteurs et des dispositifs de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage, évolutions récurrentes du cadre législatif et réglementaire
• Gérer les pics d’activités saisonniers
• Communiquer dans le respect et la transparence
• Travailler en équipe avec tous les métiers du service

Qualités

• Grande Rigueur
• Autonomie avérée
• Adaptabilité
• Fiabilité
• Sens fort de l’organisation
• Force de proposition
• Attention portée à un relationnel sain et respectueux
• Communication orale et écrite claire
• Discrétion et confidentialité

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !

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